《华尔街日报》:提升工作效率且避免过劳的13个科技技巧
Alexandra Samuel
科技能帮你规划日程、专注手头任务,并在需要时提醒休息。插图:乔恩·克劳斯我们常因工作节奏过快而精疲力竭,或因拖延症导致效率低下,又或是不断切换任务而无法专注完成一件事。
无论具体问题为何,科技都能帮我们找到最适合的工作节奏。选择合适的技术工具及使用策略,能让我们更高效地管理时间,并在节奏失衡时及时提醒。
根据不同的节奏调整需求,以下是我总结的最有效建议:
当你需要提高效率时
若低效是最大障碍——比如工作速度不足或时间管理不当——科技能帮你制定每日计划,更高效处理琐碎任务。例如:
• **设置分时段提醒。**面对冗长的待办清单容易让人望而生畏。我改用全设备同步的定时弹窗提醒,无论是重要事项(“审核年报数据表”)还是琐事(“在登机包放AirTag”)。苹果"提醒事项"、微软To Do和Google Keep等工具都具备类似功能。
由于我的提醒现在全天候送达,我很少陷入长时间走神或拖延的状态;如果提醒在我并未忙于有用之事时到来,我就会处理突然出现的任务。而若在通话或深思时收到提醒,我只需点击“稍后提醒”按钮将其延后。
• **使用基于位置的提醒。**除了定时提醒外,我还依赖基于位置的提示,在特定地点给我分配任务。只需对着手机说出指令,加上商家名称或地址即可,例如:“当我到达花旗银行主街分行时,提醒我更新工资信息”,或是“当我抵达Acme诊断实验室时,提醒我起草关于最新营销活动的备忘录”(这是在候诊室高效利用时间的绝佳方式)。
• **将工作日游戏化。**如果你受积分或奖励驱动,可以用专业任务管理应用将效率变成游戏。例如Todoist设有因果点数,完成任务即可累积,让你从“新手”晋升至“大师”等级(类似计步器的激励原理)。若想完全沉浸于游戏体验,Habitica这款网页和移动应用能将待办清单转化为角色扮演游戏——完成任务即可升级并获得虚拟奖励。
• **在电量不足时处理厌恶的任务。**有人喜欢效仿马克·吐温的思维尽早解决最讨厌的工作:“如果必须吞下一只青蛙,最好清晨第一件事就做。”而我选择将“青蛙”留到设备电量仅剩10%-20%时,此时虚拟的墙壁已逼至身后。用笔记本续航时间作为硬性截止点能制造紧迫感,并让我确信处理发票或积压邮件等痛苦事务的折磨终会结束。
• 用日历征服时间。 虽然一些效率专家不建议将任务填满日历,但我发现将特定类型的工作直接安排进日历很有帮助,这样我能明确知道何时处理有严格截止日期的任务,并制定计划如何有效利用精力容易下降的时间段。比如,我可能会在每天上午11点到中午标记为处理邮件的时间,或每周五下午安排财务相关任务。
当你需要专注时
如果你最大的节奏障碍是干扰或分心,技术可以帮助你保持注意力,专注于一项具有挑战性的任务。例如:
• 在计划的工作时间段内增加专注时间。 选择一些时段进行更深入的工作,比如将每天的前两小时保留用于写作或数据分析。你可以使用专注设置(Mac系统)或在专注助手(Windows系统)下创建规则,以触发勿扰模式或其他有助于集中注意力的提示(如改变屏幕亮度或播放你喜欢的工作音乐)。
• 设置定时获取邮件。 即使关闭邮件通知,全天候查看邮箱仍可能成为习惯,导致专注力不断被打断。与其让邮箱保持“推送”模式(新消息随时涌入收件箱),不如将邮件应用设为“获取”模式(通常在邮件应用或账户设置中可找到此选项)。在此模式下,只有当你主动刷新收件箱或按预设时间表时才会看到新邮件。另一种方法是连续数小时退出邮件和短信程序,确保注意力集中在需要深度投入的复杂任务上(同时需调整通知设置,即使关闭邮件应用也不会收到新消息提醒)。
• 使用番茄钟进行间歇工作。 若明确的时间段比全天开放更能提升你的专注效率,可尝试采用番茄工作法计时器(该方法得名于最初使用的番茄形状厨房计时器)。设定25分钟工作时段,铃声响起后休息5分钟(多数番茄钟应用会自动计时休息时间)。每两小时后延长休息至20-30分钟。可根据个人最佳状态灵活调整工作与休息时长。
需要减速时
有时工作节奏管理最大的难点在于记得适时停止。若你难以主动减速,不妨用技术手段强制刹车。具体方法如下:
• 关闭网络。 像对待一个不守规矩的青少年一样对待你内心的工作狂,设置家庭Wi-Fi每晚在特定时间自动关闭。如果你想保持电视的网络连接以便在Wi-Fi关闭后仍能观看喜欢的流媒体节目,可以使用路由器上的家长控制功能,为需要始终保持连接的设备(如电视或智能灯开关)创建一个单独的“成人”配置文件,而只需切断笔记本电脑和手机的网络。
• 运行系统更新。 当电脑提示你应用最新更新时,很容易想要推迟,因为更新过程通常需要重启电脑,并可能使电脑在10到20分钟内无法使用。因此,将这些更新提示视为一个黄金机会——不,视之为强制命令!——在晚上停止工作,开始更新过程,然后离开,这样你的电脑可以整夜更新,而你也可以休息一晚。
• 创建一个周末分身。 另一种关闭工作的方法是创建电脑上的不同视图(在Windows机器上称为桌面,在Mac上称为空间)以用于不同的活动。本质上,你将打开的文档或应用程序分组到不同的视图中,并根据当前想要做的事情切换视图。你可以创建一个视图,包含工作邮件、正在制作的幻灯片和季度报告的草稿;另一个下班后的桌面可以在网络浏览器中加载Netflix,并在文字处理器中打开你正在写的小说。
• 拥抱预约式电视。在录像机、个人视频录像机和流媒体出现前的旧时光里,人们有时会为了赶回家看最爱的节目而在特定时间停下工作。你可以通过参与与剧集相关的在线聊天来重现那些日子;如果你知道其他粉丝会在观看时发帖到Threads或Facebook,这会激励你同时观看(并发帖)。
• 重新思考你的自动回复。终于准备好真正休假了吗?通过起草一个不承诺处理积压工作的休假自动回复,给未来的自己最好的礼物。相反,设置你的自动回复,告诉联系人你何时回到办公室,并请他们那时再联系。
亚历山德拉·塞缪尔是一位技术研究员,也是《远程公司:如何无论身在何处都能在工作中茁壮成长》的合著者。她的联系方式是[email protected]。