《华尔街日报》：提升工作效率且避免过劳的13个科技技巧

科技能帮你规划日程、专注手头任务，并在需要时提醒休息。插图：乔恩·克劳斯我们常因工作节奏过快而精疲力竭，或因拖延症导致效率低下，又或是不断切换任务而无法专注完成一件事。

无论具体问题为何，科技都能帮我们找到最适合的工作节奏。选择合适的技术工具及使用策略，能让我们更高效地管理时间，并在节奏失衡时及时提醒。

根据不同的节奏调整需求，以下是我总结的最有效建议：

当你需要提高效率时

若低效是最大障碍——比如工作速度不足或时间管理不当——科技能帮你制定每日计划，更高效处理琐碎任务。例如：

• **设置分时段提醒。**面对冗长的待办清单容易让人望而生畏。我改用全设备同步的定时弹窗提醒，无论是重要事项（“审核年报数据表”）还是琐事（“在登机包放AirTag”）。苹果"提醒事项"、微软To Do和Google Keep等工具都具备类似功能。

由于我的提醒现在全天候送达，我很少陷入长时间走神或拖延的状态；如果提醒在我并未忙于有用之事时到来，我就会处理突然出现的任务。而若在通话或深思时收到提醒，我只需点击“稍后提醒”按钮将其延后。

• **使用基于位置的提醒。**除了定时提醒外，我还依赖基于位置的提示，在特定地点给我分配任务。只需对着手机说出指令，加上商家名称或地址即可，例如：“当我到达花旗银行主街分行时，提醒我更新工资信息”，或是“当我抵达Acme诊断实验室时，提醒我起草关于最新营销活动的备忘录”（这是在候诊室高效利用时间的绝佳方式）。

• **将工作日游戏化。**如果你受积分或奖励驱动，可以用专业任务管理应用将效率变成游戏。例如Todoist设有因果点数，完成任务即可累积，让你从“新手”晋升至“大师”等级（类似计步器的激励原理）。若想完全沉浸于游戏体验，Habitica这款网页和移动应用能将待办清单转化为角色扮演游戏——完成任务即可升级并获得虚拟奖励。

• **在电量不足时处理厌恶的任务。**有人喜欢效仿马克·吐温的思维尽早解决最讨厌的工作：“如果必须吞下一只青蛙，最好清晨第一件事就做。”而我选择将“青蛙”留到设备电量仅剩10%-20%时，此时虚拟的墙壁已逼至身后。用笔记本续航时间作为硬性截止点能制造紧迫感，并让我确信处理发票或积压邮件等痛苦事务的折磨终会结束。

• 用日历征服时间。 虽然一些效率专家不建议将任务填满日历，但我发现将特定类型的工作直接安排进日历很有帮助，这样我能明确知道何时处理有严格截止日期的任务，并制定计划如何有效利用精力容易下降的时间段。比如，我可能会在每天上午11点到中午标记为处理邮件的时间，或每周五下午安排财务相关任务。

当你需要专注时

如果你最大的节奏障碍是干扰或分心，技术可以帮助你保持注意力，专注于一项具有挑战性的任务。例如：

• 在计划的工作时间段内增加专注时间。 选择一些时段进行更深入的工作，比如将每天的前两小时保留用于写作或数据分析。你可以使用专注设置（Mac系统）或在专注助手（Windows系统）下创建规则，以触发勿扰模式或其他有助于集中注意力的提示（如改变屏幕亮度或播放你喜欢的工作音乐）。

• 设置定时获取邮件。 即使关闭邮件通知，全天候查看邮箱仍可能成为习惯，导致专注力不断被打断。与其让邮箱保持“推送”模式（新消息随时涌入收件箱），不如将邮件应用设为“获取”模式（通常在邮件应用或账户设置中可找到此选项）。在此模式下，只有当你主动刷新收件箱或按预设时间表时才会看到新邮件。另一种方法是连续数小时退出邮件和短信程序，确保注意力集中在需要深度投入的复杂任务上（同时需调整通知设置，即使关闭邮件应用也不会收到新消息提醒）。

• 使用番茄钟进行间歇工作。 若明确的时间段比全天开放更能提升你的专注效率，可尝试采用番茄工作法计时器（该方法得名于最初使用的番茄形状厨房计时器）。设定25分钟工作时段，铃声响起后休息5分钟（多数番茄钟应用会自动计时休息时间）。每两小时后延长休息至20-30分钟。可根据个人最佳状态灵活调整工作与休息时长。

需要减速时

有时工作节奏管理最大的难点在于记得适时停止。若你难以主动减速，不妨用技术手段强制刹车。具体方法如下：

• 关闭网络。 像对待一个不守规矩的青少年一样对待你内心的工作狂，设置家庭Wi-Fi每晚在特定时间自动关闭。如果你想保持电视的网络连接以便在Wi-Fi关闭后仍能观看喜欢的流媒体节目，可以使用路由器上的家长控制功能，为需要始终保持连接的设备（如电视或智能灯开关）创建一个单独的“成人”配置文件，而只需切断笔记本电脑和手机的网络。

• 运行系统更新。 当电脑提示你应用最新更新时，很容易想要推迟，因为更新过程通常需要重启电脑，并可能使电脑在10到20分钟内无法使用。因此，将这些更新提示视为一个黄金机会——不，视之为强制命令！——在晚上停止工作，开始更新过程，然后离开，这样你的电脑可以整夜更新，而你也可以休息一晚。

• 创建一个周末分身。 另一种关闭工作的方法是创建电脑上的不同视图（在Windows机器上称为桌面，在Mac上称为空间）以用于不同的活动。本质上，你将打开的文档或应用程序分组到不同的视图中，并根据当前想要做的事情切换视图。你可以创建一个视图，包含工作邮件、正在制作的幻灯片和季度报告的草稿；另一个下班后的桌面可以在网络浏览器中加载Netflix，并在文字处理器中打开你正在写的小说。

• 拥抱预约式电视。在录像机、个人视频录像机和流媒体出现前的旧时光里，人们有时会为了赶回家看最爱的节目而在特定时间停下工作。你可以通过参与与剧集相关的在线聊天来重现那些日子；如果你知道其他粉丝会在观看时发帖到Threads或Facebook，这会激励你同时观看（并发帖）。

• 重新思考你的自动回复。终于准备好真正休假了吗？通过起草一个不承诺处理积压工作的休假自动回复，给未来的自己最好的礼物。相反，设置你的自动回复，告诉联系人你何时回到办公室，并请他们那时再联系。

亚历山德拉·塞缪尔是一位技术研究员，也是《远程公司：如何无论身在何处都能在工作中茁壮成长》的合著者。她的联系方式是[email protected]。