《华尔街日报》：提升在线会议效果的六种方法，让会议更精彩、互动性更强

Niina Nurmi

2024-02-16

如果你曾在视频会议中强忍哈欠，别对自己太苛刻。大多数虚拟会议缺乏足够的刺激性来保持人们的警觉。

这不仅是道听途说或我们直觉感受到的现象。一项针对两家跨国企业数百场线上线下会议的研究显示，由于线上会议未能有效调动参与度——规模过大、耗时过长、单向灌输多而互动少——许多人会打瞌睡或走神，导致工作效率大幅降低。

总体而言，参与者反馈虚拟会议的困倦程度比面对面会议高出28%。

其他研究者也得出了相似结论：面对面交流能通过增强眼神接触、面部信息处理和人际神经活动同步性，更有效地激活大脑。

我们的研究提出了重构远程会议的策略，将重点从数量转向质量——这是创建更高效且有益认知健康的工作环境的关键一步。

以下是让虚拟会议更具吸引力并缓解Zoom疲劳"的几种方法：

在许多工作场所，远程会议已沦为信息通报的渠道，而非决策制定或思想碰撞的平台。这种模式导致会议变得乏味：我们的研究表明，被动参与会议会让人昏昏欲睡，并使会后认知能力下降21%，严重影响工作效率。

避免枯燥信息轰炸的方法之一，是提前共享会议材料——这样人们可以按照自己的节奏预先阅读，而不必被动聆听演示。这有助于将会议重点转向互动讨论，而非耗时费力的幻灯片演示和单向讲解。同时，参会者也能提前消化材料，从而开展更具深度和协作性的讨论。

试想一个战略规划会议场景。组织者可在会前分发上年度绩效报告、战略草案初稿及核心讨论问题清单。鼓励参与者预先研读材料，带着见解、问题和建议参会。这样才能实现有准备的主动参与。

会前共享信息可避免枯燥的演示环节插图：Zohar Lazar### 控制会议规模

防止参会者沦为被动旁观者的另一要诀是精简远程会议人数。与其让全员列席获取信息，不如仅邀请核心成员参与，这样能获得最佳参与度与会议成效。事实上，研究显示小规模团队在协作解决问题方面通常优于大型团队。

假设一个团队为产品开发项目举行每周例会，目的是跟踪进度、解决问题并规划下一步。会议只需关键团队成员——如首席开发人员和工程师——进行进度汇报。在关键阶段，高层管理代表或利益相关者可以参与，提供战略意见。无需让更多可能无实质性贡献的人挤满会议。

管理远程会议的时长和结构以保持其高效性至关重要。我们的研究表明，人们通常在10分钟内开始感到困倦，30分钟后睡意会显著增加。

为保持参与度，会议应简短、活跃并包含讨论环节，这样人们才有理由积极参与而非被动倾听。冗长的独白或直接照读幻灯片会让人沮丧并导致注意力分散。被动聆听长篇大论会使人游离和困倦。这种缺乏参与的情况导致睡意比鼓励主动参与的会议增加了19%。

如果人们觉得会议与自己无关，他们可能会开始查看邮件或做其他事情，尤其是在摄像头关闭的情况下。我们研究中，当参与者感到脱离——认为会议内容不需要他们投入时——他们进行多任务处理的概率增加了43%。当参与者看到经理同时处理多项任务时，他们自身的多任务行为会提升30%。

虚拟分组讨论等互动元素有助于保持专注。插图：佐哈尔·拉扎尔一项最新研究同时表明，频繁的媒体多任务处理会加剧注意力分散和记忆问题。因此多任务操作具有双重打击：它降低参会者在会议中积极发言的可能性，并削弱他们在其他任务中的表现效率。

当然，最简单的解决方法是直接要求人们不要多任务处理。为便于落实这一要求，可采用我们先前建议的策略：在会议中设置聊天室或分组讨论等互动环节，以促进积极参与并帮助维持专注度。

在面对面交流中，面部表情等非语言线索对传递反馈至关重要。它们既能展示参与者的投入状态和积极倾听态度，也有助于解读他人的想法、反应和意图。若缺乏这些信号，人们会感到孤立并丧失共同体验感。

因此，当视频会议界面满是关闭摄像头的黑色方框时，会议效果可能极其糟糕。我们的数据分析显示，与开启摄像头相比，当参会者关闭摄像头时，会议参与度和警觉水平会下降23%。

应对这一问题的最佳方式是在虚拟会议期间保持摄像头开启，这样发言者就能获得非语言反馈——这是仅显示姓名首字母的黑框无法实现的。同样，反应表情符号能快速非语言地表达情绪，研究表明它们有助于弥补线下交流中缺失的社交线索。“举手"功能也可作为提示信号，既能表明发言意愿又不会打断讲话者。

凝视自己的影像会分散注意力并加剧自我意识。人们会过度关注自身形象和行为，从而产生焦虑和分心。这会破坏线上会议效果，当注意力从讨论转移时，有效参与能力也随之下降。

关闭摄像头或许能缓解，但其他参会者将失去视觉交流。解决方案是：利用虚拟会议软件的功能仅隐藏自己的画面（多数平台支持此设置），这样既保持他人可见性，又能避免因自我形象产生的干扰或焦虑。

妮娜·努尔米是芬兰阿尔托大学理工学院组织设计与领导力助理教授，萨图·帕卡里宁作为芬兰职业健康研究所首席研究员参与本文撰写。联系方式：[email protected]。