《华尔街日报》:提升在线会议效果的六种方法,让会议更精彩、互动性更强
Niina Nurmi
如果你曾在视频会议中强忍哈欠,别对自己太苛刻。大多数虚拟会议缺乏足够的刺激性来保持人们的警觉。
这不仅是道听途说或我们直觉感受到的现象。一项针对两家跨国企业数百场线上线下会议的研究显示,由于线上会议未能有效调动参与度——规模过大、耗时过长、单向灌输多而互动少——许多人会打瞌睡或走神,导致工作效率大幅降低。
总体而言,参与者反馈虚拟会议的困倦程度比面对面会议高出28%。
其他研究者也得出了相似结论:面对面交流能通过增强眼神接触、面部信息处理和人际神经活动同步性,更有效地激活大脑。
我们的研究提出了重构远程会议的策略,将重点从数量转向质量——这是创建更高效且有益认知健康的工作环境的关键一步。
以下是让虚拟会议更具吸引力并缓解Zoom疲劳"的几种方法:
提前传达关键信息
在许多工作场所,远程会议已沦为信息通报的渠道,而非决策制定或思想碰撞的平台。这种模式导致会议变得乏味:我们的研究表明,被动参与会议会让人昏昏欲睡,并使会后认知能力下降21%,严重影响工作效率。
避免枯燥信息轰炸的方法之一,是提前共享会议材料——这样人们可以按照自己的节奏预先阅读,而不必被动聆听演示。这有助于将会议重点转向互动讨论,而非耗时费力的幻灯片演示和单向讲解。同时,参会者也能提前消化材料,从而开展更具深度和协作性的讨论。
试想一个战略规划会议场景。组织者可在会前分发上年度绩效报告、战略草案初稿及核心讨论问题清单。鼓励参与者预先研读材料,带着见解、问题和建议参会。这样才能实现有准备的主动参与。
会前共享信息可避免枯燥的演示环节插图:Zohar Lazar### 控制会议规模
防止参会者沦为被动旁观者的另一要诀是精简远程会议人数。与其让全员列席获取信息,不如仅邀请核心成员参与,这样能获得最佳参与度与会议成效。事实上,研究显示小规模团队在协作解决问题方面通常优于大型团队。
假设一个团队为产品开发项目举行每周例会,目的是跟踪进度、解决问题并规划下一步。会议只需关键团队成员——如首席开发人员和工程师——进行进度汇报。在关键阶段,高层管理代表或利益相关者可以参与,提供战略意见。无需让更多可能无实质性贡献的人挤满会议。
缩短会议并安排休息
管理远程会议的时长和结构以保持其高效性至关重要。我们的研究表明,人们通常在10分钟内开始感到困倦,30分钟后睡意会显著增加。
为保持参与度,会议应简短、活跃并包含讨论环节,这样人们才有理由积极参与而非被动倾听。冗长的独白或直接照读幻灯片会让人沮丧并导致注意力分散。被动聆听长篇大论会使人游离和困倦。这种缺乏参与的情况导致睡意比鼓励主动参与的会议增加了19%。
提醒人们避免多任务处理
如果人们觉得会议与自己无关,他们可能会开始查看邮件或做其他事情,尤其是在摄像头关闭的情况下。我们研究中,当参与者感到脱离——认为会议内容不需要他们投入时——他们进行多任务处理的概率增加了43%。当参与者看到经理同时处理多项任务时,他们自身的多任务行为会提升30%。
虚拟分组讨论等互动元素有助于保持专注。插图:佐哈尔·拉扎尔一项最新研究同时表明,频繁的媒体多任务处理会加剧注意力分散和记忆问题。因此多任务操作具有双重打击:它降低参会者在会议中积极发言的可能性,并削弱他们在其他任务中的表现效率。
当然,最简单的解决方法是直接要求人们不要多任务处理。为便于落实这一要求,可采用我们先前建议的策略:在会议中设置聊天室或分组讨论等互动环节,以促进积极参与并帮助维持专注度。
简化非语言反馈的传递
在面对面交流中,面部表情等非语言线索对传递反馈至关重要。它们既能展示参与者的投入状态和积极倾听态度,也有助于解读他人的想法、反应和意图。若缺乏这些信号,人们会感到孤立并丧失共同体验感。
因此,当视频会议界面满是关闭摄像头的黑色方框时,会议效果可能极其糟糕。我们的数据分析显示,与开启摄像头相比,当参会者关闭摄像头时,会议参与度和警觉水平会下降23%。
应对这一问题的最佳方式是在虚拟会议期间保持摄像头开启,这样发言者就能获得非语言反馈——这是仅显示姓名首字母的黑框无法实现的。同样,反应表情符号能快速非语言地表达情绪,研究表明它们有助于弥补线下交流中缺失的社交线索。“举手"功能也可作为提示信号,既能表明发言意愿又不会打断讲话者。
对他人可见但对自己隐藏画面
凝视自己的影像会分散注意力并加剧自我意识。人们会过度关注自身形象和行为,从而产生焦虑和分心。这会破坏线上会议效果,当注意力从讨论转移时,有效参与能力也随之下降。
关闭摄像头或许能缓解,但其他参会者将失去视觉交流。解决方案是:利用虚拟会议软件的功能仅隐藏自己的画面(多数平台支持此设置),这样既保持他人可见性,又能避免因自我形象产生的干扰或焦虑。
妮娜·努尔米是芬兰阿尔托大学理工学院组织设计与领导力助理教授,萨图·帕卡里宁作为芬兰职业健康研究所首席研究员参与本文撰写。联系方式:[email protected]。