《华尔街日报》：短信——华尔街的最新难题

电子邮件管理技术提供商Edison Mail去年的一项调查显示，约69%的Z世代受访者表示，他们更喜欢通过即时通讯应用进行交流。图片来源：Philip Toscano/Zuma Press华尔街公司正面临一个日益棘手的问题：在员工沟通方式不断变化的情况下，如何按照监管机构的要求留存员工通讯记录。

一方面，美国证券交易委员会(SEC)一直在打击所谓的"非正规渠道通讯"，即员工使用个人设备和禁用应用程序发送按规定必须记录的商业相关信息。另一方面，自相关法规首次颁布以来，人们的沟通方式已经发生了变化，如今几乎所有人都在用短信交流几乎所有事情。

根据SEC执法部门主任Gurbir Grewal上周的讲话，自2021年12月以来，SEC已对40家公司提起诉讼，并处以超过15亿美元的罚款，原因是这些公司未能保存电子通讯记录。

合规顾问表示，由于监管机构没有就当今商业通讯的构成提供明确的额外指引，非正规渠道通讯对金融公司及其员工来说仍是一个充满风险的领域。

“监管机构不仅给经纪公司带来了负担，也给高管们带来了负担，因为在一个人们发短信的环境中，他们必须下载、保存、生成、评估所有这些信息。这是当今人们的沟通方式；这种情况不会改变，”律师事务所Troutman Pepper Hamilton Sanders的合伙人Ghillaine Reid上周在纽约市律师协会合规研究所的小组讨论会上说。她为公司在证券调查和执法方面提供咨询。

根据1934年《证券交易法》首次确立的账簿记录要求，以及包括2010年《多德-弗兰克法案》在内的后续法律，金融机构必须保存并监控员工的书面通信，为监管机构提供追踪线索以监督和执行联邦法律的合规性。

但在互联网和智能手机时代，合规专家表示监管机构需要明确应保留的业务信息类型，而非简单判定企业是否使用非官方渠道通信。

例如里德提出，员工之间关于下班后聚餐饮酒的短信，或在这些场合讨论的内容是否也应保留。

“这是委员会可以向行业发布额外指引的另一个领域，说明哪些内容被视为业务通信，“美国证交会执法部门高级顾问杰米·林恩·马里纳罗上周表示。马里纳罗强调她以个人身份发言不代表部门立场，并指出总体而言"几乎每家经纪交易商都可能存在某种形式的非官方渠道通信”，企业最好在证交会上门前主动向监管机构报告。

各公司正注意到监管压力，试图通过处分违规员工来规避潜在罚款。

据《华尔街日报》获得的内部备忘录显示，高盛集团于9月解雇了交易银行部门数名高管，因其使用个人设备讨论工作事务违反公司通信政策。备忘录称这些高管未配合合规团队的内部调查，这最终成为解雇决定的关键因素。“公司领导层已通过全公司通告及部门会议等多种渠道反复强调该政策的重要性，“备忘录写道。

“作为一项基本原则，我们高度重视通讯政策，并要求所有员工严格遵守，”高盛一位发言人在邮件中表示。

新型通讯工具的激增也使金融机构的合规工作复杂化。疫情期间居家办公的员工广泛采用各类新型通讯方式，即便许多员工如今仍保持远程办公模式（至少是兼职），这些工具依然广受欢迎。

“鉴于这类零容忍政策，电子通讯的每个组成部分、每种平台都将受到监管，”电子通讯合规服务商Theta Lake的首席法务官兼合规副总裁马克·吉尔曼表示，“他们需要依靠技术支持来捕获这些非正式渠道的商业通讯。”

吉尔曼指出，疫情期间更趋流行的各类通讯工具及功能——包括Zoom和微软Teams等视频会议平台中的白板、屏幕共享及聊天功能——在多数情况下也需遵守记录保存规定，这意味着这些平台上的互动需被捕获并存储以供监管机构审查。

“这些公司已收到严厉警告，违规后果更为严重，时至今日所有人都应更清楚规则，”为经纪公司提供电子通讯合规产品的Global Relay监管情报总监罗伯·梅森在谈及记录保存规则的合规监管预期时如是说。

美国证券交易委员会前高级庭审律师霍华德·费舍尔表示，许多公司要么禁止使用个人设备沟通业务事项，要么要求员工在私人手机上安装应用程序以收集信息供监管。费舍尔指出，这引发了数据隐私方面的疑问，并导致部分员工因不愿公司如此介入其私人生活而离职。他目前是律师事务所Moses & Singer的合伙人。

人们沟通方式的演变——例如在信息中使用表情符号反应，以及阅后即焚消息的普及——意味着金融公司未来在记录保存合规方面将持续面临挑战。

经纪交易商自律组织金融业监管局检查部门负责人表示，该机构今年的一个重点工作是全面审查金融公司监督非正式渠道通讯的书面程序，包括使用表情符号传递潜台词等新型沟通方式。

随着更多年轻人进入职场，合规难度可能进一步加大。电子邮件管理技术供应商Edison Mail去年调查显示，约69%的Z世代受访者偏好通过即时通讯应用沟通，而非电子邮件或电话等其他形式。

曾任职英国金融行为监管局并在跨国银行担任合规官的Global Relay高管梅森指出，各公司正着手扩大合规记录保存规则的适用范围。在近年巨额和解案之前，企业通常仅监控交易员和前台人员，现在则需审查全体员工以确保无人使用未经批准的渠道讨论业务活动。

“监管机构希望看到高层表态——以及高层行动——以表明这些违规行为的严重性，并确保对合规工具的需求，”梅森表示。

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本文发表于2023年11月1日印刷版，标题为《华尔街面临短信合规困境》。