如何在办公室中比任何人都更高效地使用Gmail(以及Slack和Zoom):19个简单快捷方式 - 《华尔街日报》
Justin Pot
正如科幻作家亚瑟·C·克拉克的名言,任何足够先进的科技都与魔法无异。难怪你那些精通技术的同事总像魔法师般令人惊叹。我说的就是那些镇定自若的人——他们能在争论中瞬间调出证明自己正确的文件、邮件或聊天记录,同时还能与质疑者保持眼神交锋。
好消息是:你的工作电脑及其运行的软件并非真正的魔法。计算机只是工具。和所有工具一样,通过知识和练习就能驾轻就熟。那些让你自愧不如的同事以猎豹般的速度完成的操作,其实大多简单易学。但前提是,你必须敢于探索数字工作站最令人却步的领域:设置菜单。
如果面对名称晦涩的文件夹和神秘的功能开关令你望而生畏,请关注积极面。只要咬牙完成几次设置调整,再掌握几个精选快捷键,你就能像办公室里任何一只"猎豹"那样高效工作。这样你就能腾出更多时间,在今年夏天做真正重要的事——比如彻底放空。以下是八款常用复杂软件的高效使用指南。
探索与尝试 调整特定设置并掌握快捷键后,你的电脑操作会变得简单许多。插图:杰克·理查森### Gmail
避免重复劳动:别再一遍又一遍从头编写完全相同的邮件或某个版本的邮件。点击右上角的齿轮图标打开Gmail设置,然后选择“查看所有设置”选项,找到“高级”标签。在这里,你可以启用“模板”。然后,一旦你写好了一封草稿,就可以将其保存为模板。找到三个点的图标(在“发送”按钮的右侧),悬停在“模板”上并点击“将草稿保存为模板”。这也是你以后需要使用模板时找到它们的地方。
节省时间:如果你学会了键盘快捷键,Gmail的一切操作都会更快,你可以在Gmail的“常规”设置菜单中启用这些快捷键。一旦开启了快捷键,你可以仅用“J”(跳到下一条消息)和“K”(返回)在收件箱中快速浏览邮件,并用“E”归档已打开的消息。更棒的是:如果你开启了“自动前进”功能(位于“高级”标签下),每次你归档一封邮件时,会立即看到下一条消息,让你快速达到收件箱清零。
Slack
快速浏览频道:左侧边栏中,有未读消息的频道会加粗显示。你可以逐个点击这些频道来打开它们。或者,你可以使用快捷键。在PC上,按住“Alt”和“Shift”,然后使用上下箭头快速在对话间跳转。(在Mac上是“Option”和“Shift”。)这样,你可以快速浏览工作区中所有有未读消息的频道。跳得太快错过了什么?在PC上按住“Alt”并按左箭头——或者在Mac上按住“Command”并按左方括号——可以回到你上次打开的频道。
Slack的界面可能看起来有些复杂,但它隐藏着各种实用功能。例如,将鼠标悬停在消息上时可以选择“稍后处理”,这样就能把软件当作数字待办清单使用。图片来源:Slack保存待处理消息:悬停在任何消息上方,在弹出的工具栏中找到类似书签丝带的图标。所有以此方式保存的内容会出现在左侧边栏顶部的“稍后处理”区域,形成数字待办清单。您可将其标记为“已完成”或归档以便快速查阅。
追踪提及消息:在同事们的闲聊中,专门@您的重要请求很容易被淹没。建议养成定期检查边栏顶部“提及与反应”栏的习惯。这里集中显示所有提及您的消息,确保不会遗漏任何信息。
“提及与反应”标签页位于Slack窗口左上角。图片来源:Slack一键已读所有消息:若因休假积压了大量未读消息,与其徒劳追赶,不如按住“Shift”键同时按下“ESC”将所有频道标记为已读。瞬间轻松!
Windows系统
加速启动技巧:在Windows 11中查找文件或应用可能令人困扰,不必浪费时间四处点击。只需打开屏幕底部的开始菜单,直接输入目标名称,当结果出现时按回车键即可。休斯顿,我们已成功起飞。
点击开始按钮后,搜索栏将出现在屏幕中央。图片来源:微软快速访问应用:将应用固定到屏幕左下角任务栏:右键点击图标选择"固定到任务栏"。之后可通过单击或按住Windows键+数字键快速启动(“1"对应最左侧固定项,“2"为下一项,依此类推)。
增强剪贴板功能:是否曾因意外覆盖重要复制内容而懊恼?Windows内置剪贴板管理器可解决此问题。在"设置"中进入"系统”-“剪贴板”,开启历史记录功能。此后按住Windows键+“V"即可查看最近25项复制内容。
获取额外工具:PowerToys是微软 开发的工具集,提供电脑本应具备的基础功能,包括快速调整图片尺寸、无格式粘贴、添加字母特殊符号等。这些免费工具可在Windows应用商店获取。
MacOS
加速搜索:无需通过启动台或点击Finder中的文件夹来搜索应用和文档,只需点击屏幕右上角菜单栏中的放大镜图标(或按下“Command”加空格键)启动Spotlight搜索。输入你要找的内容,按“回车”键即可打开。
启动Spotlight后,你可以快速搜索所需的任何文件或应用。图片来源:苹果获得更多屏幕空间:觉得屏幕太拥挤?与其直接购买第二块显示器,不如打开“系统偏好设置”,进入“显示器”选项卡。在这里,你可以调整显示尺寸——“更多空间”选项会缩小所有内容,让你能同时查看多个窗口。如果阅读小文字有困难,这可能不太理想。但如果你经常在不同应用间切换,这简直是救星。想要更多空间,可以回到“偏好设置”,找到“程序坞与菜单栏”选项卡,勾选“自动隐藏和显示程序坞”。现在,程序坞只会在鼠标移到其原位置时才会出现。
谷歌浏览器
找回关闭的标签页:不小心关闭了标签页?按住“Ctrl”和“Shift”键(Mac上是Command-Shift-T),再按“T”键即可重新打开。刚关闭的标签页会立即恢复,比查看历史记录快多了。
快速创建文档:要新建一个Google文档,只需在地址栏输入“docs.new”即可。同样适用于Google表格(输入“sheets.new”)、Google Meet(输入“meet.new”)甚至Adobe Photoshop(输入“photoshop.new”)。
Zoom
简化邀请流程:是否曾在Zoom会议开始后苦等同事,结果发现根本没发邀请?在设置菜单勾选"会议开始时自动复制邀请链接”,今后就能快速补救。启动会议时,邀请链接会自动复制,可随时粘贴到聊天软件或邮件中。
Zoom"设置"菜单里藏着许多实用功能图片来源:Zoom隐藏自我视图:会议室不装镜子是有道理的——看到自己容易分心。Zoom默认会显示本人画面,可通过设置→视频→勾选"隐藏自我视图"关闭。现在只有其他参会者能看到你了。如需临时检查光线或摄像头角度(比如避免拍到未整理的床铺),右键点击任意参会者画面选择"显示自我视图”,查看后记得再次关闭。
如果进入会议前忘记关闭自我视图,只需在视频画面角落找到三个点,点击即可选择“隐藏自我视图”。图片来源:Zoom### Microsoft Word
语音转文字功能:有需要转换成文字的录音吗?使用Microsoft Word即可。只需点击文档上方主工具栏(微软称之为“功能区”)中“听写”按钮下方的小箭头,选择“转录”。上传任意音频文件,稍等片刻,文字转录稿就完成了。转录结果可能不够完美,但修改现有文本总比从头开始打字轻松得多。注意:该功能仅限Windows和网页版Word,Mac版本暂不支持。
Microsoft Teams
快速跳转功能:PC端按住“Ctrl+E”,Mac端按住“Command+E”可快速跳转至搜索栏。在这里不仅能搜索消息,还能通过斜杠键触发各种命令。例如输入“/away”将状态设为离开;“/mentions”显示被@的历史记录;输入“/call+人名”可直接呼叫对方。
在Microsoft Teams窗口顶部找到放大镜图标的搜索栏,既可搜索消息,也能通过输入“/away”等指令更改状态。照片:微软限制消息提醒:通知太多?前往“设置”然后选择“通知”,将提醒选项从“所有活动”改为“提及和回复”。在这里你还可以关闭邮件通知,避免浪费时间删除那些Teams应用内已显示过的消息通知邮件。
传统待办清单的赞歌
从古至今,简单的纸质清单既加速了采购杂货等日常事务,也承载过《十诫》和《美国宪法》这般厚重的纲领。虽然你可以用Trello、Asana等数字工具创建待办项,但鲜有能媲美手写清单的满足感。以下是四位高管如何运用这一古老工具兼顾效率与责任。
### Kindbody首席营销官 Joy Altimare
“我的Moleskin计划本让我保持条理,还收藏着从报刊上摘录的灵感。不必担心系统更新会抹去我的思考轨迹、动力源泉和行动记录,这感觉很棒。”
### 西南偏南大会联合主席兼首席内容官 Hugh Forrest
“我用Mead作文本记录一切:每日待办事项、会议笔记、随机头脑风暴。用笔和纸互动的过程让我感受到进展,并最终完成。”
### StockX首席营销官Deena Bahri
“我桌上始终放着一本StockX小记事本,非常享受在一天中不断添加又划掉事项的过程。新的一天就是新的一页,即使有未完成事项需要结转,也总能重新开始。”
### Beats By Dre首席营销官Chris Thorne
“家里的白板帮助我解决试图攻克的大问题,迫使我时刻牢记。随着问题解决或我儿子擦掉内容——无论哪个先发生,白板都会更新!”
——根据Rae Witte的采访编辑整理
给康复中工作狂的4本海滩读物
你已设法提高效率并提早下班。然后呢?如果难以彻底放松,不妨读读这些2023年新书。四本书都旨在帮你重新思考时间分配、寻找新出口并改变心态。
### 1. Jenny Odell所著《节约时间》
《如何无所事事》(2019年)的作者让我们重新思考对每日时间的态度,最终帮助更好地把握当下。
### 2. 里克·鲁宾的《创造行为:一种存在方式》
这位曾为威瑟乐队和Jay-Z等风格迥异艺人打造热门单曲的制作人,将带你走进他天马行空的创作世界。合上书页时,你必将灵感满溢。
### 3. 格洛丽亚·马克的《注意力跨度》
多数人都明白我们过度沉迷屏幕。本书不仅提供了理解这种危害的新框架,更给出了解决方案。
### 4. 亚当·奥特的《突破的解剖》
困于现状的人们将从轻松的科研结论中找到多条前进路径,更有众多一线名人的轶事锦上添花。
本文节选自2023年6月10日刊《效率越高,放松越早》。