如何在办公室中比任何人都更高效地使用Gmail（以及Slack和Zoom）：19个简单快捷方式 - 《华尔街日报》

Justin Pot

2023-06-09

正如科幻作家亚瑟·C·克拉克的名言，任何足够先进的科技都与魔法无异。难怪你那些精通技术的同事总像魔法师般令人惊叹。我说的就是那些镇定自若的人——他们能在争论中瞬间调出证明自己正确的文件、邮件或聊天记录，同时还能与质疑者保持眼神交锋。

好消息是：你的工作电脑及其运行的软件并非真正的魔法。计算机只是工具。和所有工具一样，通过知识和练习就能驾轻就熟。那些让你自愧不如的同事以猎豹般的速度完成的操作，其实大多简单易学。但前提是，你必须敢于探索数字工作站最令人却步的领域：设置菜单。

如果面对名称晦涩的文件夹和神秘的功能开关令你望而生畏，请关注积极面。只要咬牙完成几次设置调整，再掌握几个精选快捷键，你就能像办公室里任何一只"猎豹"那样高效工作。这样你就能腾出更多时间，在今年夏天做真正重要的事——比如彻底放空。以下是八款常用复杂软件的高效使用指南。

探索与尝试调整特定设置并掌握快捷键后，你的电脑操作会变得简单许多。插图：杰克·理查森### Gmail

避免重复劳动：别再一遍又一遍从头编写完全相同的邮件或某个版本的邮件。点击右上角的齿轮图标打开Gmail设置，然后选择“查看所有设置”选项，找到“高级”标签。在这里，你可以启用“模板”。然后，一旦你写好了一封草稿，就可以将其保存为模板。找到三个点的图标（在“发送”按钮的右侧），悬停在“模板”上并点击“将草稿保存为模板”。这也是你以后需要使用模板时找到它们的地方。

节省时间：如果你学会了键盘快捷键，Gmail的一切操作都会更快，你可以在Gmail的“常规”设置菜单中启用这些快捷键。一旦开启了快捷键，你可以仅用“J”（跳到下一条消息）和“K”（返回）在收件箱中快速浏览邮件，并用“E”归档已打开的消息。更棒的是：如果你开启了“自动前进”功能（位于“高级”标签下），每次你归档一封邮件时，会立即看到下一条消息，让你快速达到收件箱清零。

Slack

快速浏览频道：左侧边栏中，有未读消息的频道会加粗显示。你可以逐个点击这些频道来打开它们。或者，你可以使用快捷键。在PC上，按住“Alt”和“Shift”，然后使用上下箭头快速在对话间跳转。（在Mac上是“Option”和“Shift”。）这样，你可以快速浏览工作区中所有有未读消息的频道。跳得太快错过了什么？在PC上按住“Alt”并按左箭头——或者在Mac上按住“Command”并按左方括号——可以回到你上次打开的频道。

Slack的界面可能看起来有些复杂，但它隐藏着各种实用功能。例如，将鼠标悬停在消息上时可以选择“稍后处理”，这样就能把软件当作数字待办清单使用。图片来源：Slack保存待处理消息：悬停在任何消息上方，在弹出的工具栏中找到类似书签丝带的图标。所有以此方式保存的内容会出现在左侧边栏顶部的“稍后处理”区域，形成数字待办清单。您可将其标记为“已完成”或归档以便快速查阅。

追踪提及消息：在同事们的闲聊中，专门@您的重要请求很容易被淹没。建议养成定期检查边栏顶部“提及与反应”栏的习惯。这里集中显示所有提及您的消息，确保不会遗漏任何信息。

“提及与反应”标签页位于Slack窗口左上角。图片来源：Slack一键已读所有消息：若因休假积压了大量未读消息，与其徒劳追赶，不如按住“Shift”键同时按下“ESC”将所有频道标记为已读。瞬间轻松！

Windows系统

加速启动技巧：在Windows 11中查找文件或应用可能令人困扰，不必浪费时间四处点击。只需打开屏幕底部的开始菜单，直接输入目标名称，当结果出现时按回车键即可。休斯顿，我们已成功起飞。

点击开始按钮后，搜索栏将出现在屏幕中央。图片来源：微软快速访问应用：将应用固定到屏幕左下角任务栏：右键点击图标选择"固定到任务栏"。之后可通过单击或按住Windows键+数字键快速启动（“1"对应最左侧固定项，“2"为下一项，依此类推）。

增强剪贴板功能：是否曾因意外覆盖重要复制内容而懊恼？Windows内置剪贴板管理器可解决此问题。在"设置"中进入"系统”-“剪贴板”，开启历史记录功能。此后按住Windows键+“V"即可查看最近25项复制内容。

获取额外工具：PowerToys是微软开发的工具集，提供电脑本应具备的基础功能，包括快速调整图片尺寸、无格式粘贴、添加字母特殊符号等。这些免费工具可在Windows应用商店获取。

MacOS

加速搜索：无需通过启动台或点击Finder中的文件夹来搜索应用和文档，只需点击屏幕右上角菜单栏中的放大镜图标（或按下“Command”加空格键）启动Spotlight搜索。输入你要找的内容，按“回车”键即可打开。

启动Spotlight后，你可以快速搜索所需的任何文件或应用。图片来源：苹果获得更多屏幕空间：觉得屏幕太拥挤？与其直接购买第二块显示器，不如打开“系统偏好设置”，进入“显示器”选项卡。在这里，你可以调整显示尺寸——“更多空间”选项会缩小所有内容，让你能同时查看多个窗口。如果阅读小文字有困难，这可能不太理想。但如果你经常在不同应用间切换，这简直是救星。想要更多空间，可以回到“偏好设置”，找到“程序坞与菜单栏”选项卡，勾选“自动隐藏和显示程序坞”。现在，程序坞只会在鼠标移到其原位置时才会出现。

谷歌浏览器

找回关闭的标签页：不小心关闭了标签页？按住“Ctrl”和“Shift”键（Mac上是Command-Shift-T），再按“T”键即可重新打开。刚关闭的标签页会立即恢复，比查看历史记录快多了。

快速创建文档：要新建一个Google文档，只需在地址栏输入“docs.new”即可。同样适用于Google表格（输入“sheets.new”）、Google Meet（输入“meet.new”）甚至Adobe Photoshop（输入“photoshop.new”）。

Zoom

简化邀请流程：是否曾在Zoom会议开始后苦等同事，结果发现根本没发邀请？在设置菜单勾选"会议开始时自动复制邀请链接”，今后就能快速补救。启动会议时，邀请链接会自动复制，可随时粘贴到聊天软件或邮件中。

Zoom"设置"菜单里藏着许多实用功能图片来源：Zoom隐藏自我视图：会议室不装镜子是有道理的——看到自己容易分心。Zoom默认会显示本人画面，可通过设置→视频→勾选"隐藏自我视图"关闭。现在只有其他参会者能看到你了。如需临时检查光线或摄像头角度（比如避免拍到未整理的床铺），右键点击任意参会者画面选择"显示自我视图”，查看后记得再次关闭。

如果进入会议前忘记关闭自我视图，只需在视频画面角落找到三个点，点击即可选择“隐藏自我视图”。图片来源：Zoom### Microsoft Word

语音转文字功能：有需要转换成文字的录音吗？使用Microsoft Word即可。只需点击文档上方主工具栏（微软称之为“功能区”）中“听写”按钮下方的小箭头，选择“转录”。上传任意音频文件，稍等片刻，文字转录稿就完成了。转录结果可能不够完美，但修改现有文本总比从头开始打字轻松得多。注意：该功能仅限Windows和网页版Word，Mac版本暂不支持。

Microsoft Teams

快速跳转功能：PC端按住“Ctrl+E”，Mac端按住“Command+E”可快速跳转至搜索栏。在这里不仅能搜索消息，还能通过斜杠键触发各种命令。例如输入“/away”将状态设为离开；“/mentions”显示被@的历史记录；输入“/call+人名”可直接呼叫对方。

在Microsoft Teams窗口顶部找到放大镜图标的搜索栏，既可搜索消息，也能通过输入“/away”等指令更改状态。照片：微软限制消息提醒：通知太多？前往“设置”然后选择“通知”，将提醒选项从“所有活动”改为“提及和回复”。在这里你还可以关闭邮件通知，避免浪费时间删除那些Teams应用内已显示过的消息通知邮件。