为何员工讨厌办公桌轮用制——《华尔街日报》

共享办公桌模式尚有一些问题待解决。

在美国主要城市中，近半数疫情前的办公人群如今选择远程办公，在这种背景下，让员工不固定座位、每日到办公室随机使用空置工位的共享办公模式看似是节省成本的必然选择。根斯勒研究所的2022年美国职场调查显示，19%的受访上班族使用非固定工位，而2020年这一比例仅为10%。

但问题在于：许多员工对此深恶痛绝。他们抱怨每天到办公室都要费力寻找工位，难以找到符合需求的办公点，且无法拥有可个性化布置的固定空间。员工们表示，这种模式使协作更困难，同事间的联结感也被削弱。

“共享办公带来的重复性劳动、焦虑感和无根状态，在身心层面都令人疲惫不堪，“纽约市立大学研究生中心环境心理学博士生曼朱·阿迪克萨万在近期发表的论文中写道，“在作为工作场所的校园建筑里辗转搬运工作资料，让我感觉自己像个访客，而非学术共同体的一员。”

对公司来说，好消息是这种情况并非不可避免。一方面，有些人很珍惜能使用多样化办公空间并与更广泛同事交流的机会。研究表明，有一些方法可以最小化甚至消除共享办公的负面影响。

“管理者和员工需要明白，这种工作方式是一种思维模式，如果实施得当，它能带来很大自由度，“墨尔本大学环境与可持续设计副教授、高效能工作场所研究员克里斯蒂娜·坎迪多表示。

无根浮萍感

遗憾的是，许多公司为应对远程办公兴起而仓促推行共享办公时缺乏周全考虑。

从操作层面看，共享办公存在诸多实际问题。加拿大国家研究委员会建筑研究中心首席研究员、该研究合著者珍妮弗·维奇指出，2022年3月《环境心理学杂志》发表的综述研究分析了过去20年23篇关于共享办公的论文，发现员工经常找不到符合需求的工位——比如配双显示器的隔间、静音站立办公桌或带白板的临时会议室。

研究显示，这些问题不仅造成个人困扰。维奇博士表示，共享办公者还常难觅需要协作的同事，而管理者也因团队成员分散而更难进行有效管理。

“证据并未表明，将人们随意安排在共享工位中能促进更多协作，”维奇博士说。“确实，可能会产生大量对话，但并非所有对话都对组织有益。”

维奇博士指出，研究中部分员工还面临控制感缺失的问题——无法掌控社交互动，也难以找到专注工作所需的安静空间。

此外，当员工没有固定工位时，按个人偏好调整工作环境也成了难题。“挑战在于人类具有领地意识，”坎迪多博士表示，“我们习惯摆放照片、咖啡杯等私人物品。”

一些员工试图重获这种个人空间感——此举实质上削弱了共享工位制的核心理念。法国里昂商学院社会学与人种学教授大卫·库尔帕松近期研究了比利时某机构，其员工通过非正式集体行动实践他所谓的“物品抵抗”，以保持对共享工位的所有权意识。

“我们观察到许多人通过摆放私人物品重新占据工位——照片、贴纸、包包，甚至之前午餐的面包屑，”与比利时鲁汶管理学院人力资源与组织研究教授洛朗·塔斯金共同开展该研究的库尔帕松博士说道。他表示这种抵抗并非有组织行为，但员工间会相互讨论。“不满情绪通过走廊闲聊或午餐休息时随处传播，”他补充道。

在更高层级也存在类似的抵触情绪。“即使是领导者也没有遵循弹性办公流程的严格指导方针，”库尔帕松博士说。最终，一些团队领导让步，允许对共享工作空间进行一些个性化调整，教授表示，现在整个组织都容忍这种做法。

根据公司员工不同需求量身定制的混合工作空间可以让轮用办公取得成功。图片来源：Garrett Rowland/gensler### 更长的工作日

一些轮用办公者抱怨寻找适合自己需求的工作空间浪费了时间，并表示他们解决这个问题的方式改变了他们的工作日程，并侵占了他们的个人时间。

在她的2022年研究中，博士生阿迪克萨万女士研究了美国大学校园内进行轮用办公的博士生。她发现，为了避免与同事争夺合适的工作空间，他们经常早到或晚退，那时办公室人较少。阿迪克萨万女士说，为了赶上研究或演讲的截止日期，他们还经常在基于订阅的联合办公空间中工作到远远超出通常的朝九晚五时间，而这些时间他们没有得到补偿。

拥有环境和职业医学博士学位、瑞典加夫勒大学研究专家伊娃·伯格斯坦在她最近发表的关于公司转向轮用办公的研究中也发现了类似问题。她调查的一些员工表示，准备时间偷走了宝贵的工作时间。“由于电脑设备不合适或技术没有达到最佳状态，无法在办公室内顺利更换工作场所也是一个令人担忧且非常恼人的问题，”她说，这降低了员工在办公室的工作效率。

与其他后勤问题一样，这些困扰不仅关乎个人。芬兰职业健康研究所首席研究员安努·哈帕坎加斯2019年的一项研究发现，在轮用办公桌环境中难以定位同事位置会损害沟通效率和团队凝聚力。

哈帕坎加斯博士指出，推行轮用办公桌"可能还会增加员工感知的工作压力，至少在短期内如此”，因为同事间接触减少和归属感削弱会产生压力，导致人们感觉工作负担比预期更重。

对雇主而言，这些员工面临的问题可能演变为严重隐患。坎迪多博士表示，当员工对办公环境不满且缺乏支持时，离职倾向会显著增加，而人才更替的成本可能远超轮用办公桌节省的费用。

维奇博士认为企业领导者往往未能看清这种成本关联：“人力资源部门与设施管理部门之间存在明显脱节，虽然他们都向首席财务官汇报，但CFO可能未意识到办公空间成本与人才成本之间的关联性，最终导致严重的招聘与留任危机。”

可行方案

但研究同时表明，轮用办公桌并非必然对员工造成负面影响。部分公司通过改良基础模式，已打造出受员工欢迎的共享办公方案。

维奇博士表示：“我见证过成功案例。引入‘邻里’概念，即人们仍需走动，但会以某个区域为‘主场’，而非固定工位，这种做法是可行的。”

所谓的“酒店式工位”是另一种常见解决方案，能缓解每日寻找办公位的压力：员工提前预订特定空间，这样更可能找到设备齐全的工作站，避免到办公室后浪费时间寻找位置。

研究还发现，提供不同氛围的混合空间（包括一些私密区域）具有益处。波士顿大学奎斯特罗姆商学院管理与组织学助理教授莱罗伊·贡萨尔维斯研究了一家从固定格子间改为混合办公空间的大型企业——除共享工位外，还设有高隔断静音区、嘈杂的开放咖啡区、小型会议区及会议室。研究发现，员工对彼此互动的掌控力显著提升，这一点深受他们欢迎。

贡萨尔维斯博士指出：“我们受访者表示，如果和团队坐在一起，同事会不断打扰。但在共享工位与多样化环境（如图书馆、咖啡厅式区域、小型隔间）中，你可以社交，也可以主动躲藏。”

他补充道：“这让员工能自主避免不必要的干扰，同时平衡个人任务与职业责任。员工感到在新办公环境中，生产力不再以‘刷脸时长’衡量，而是更注重工作产出。这种模式似乎效果良好。”

卡洛斯·马丁内斯是Gensler纽约办公室的负责人，也是这家建筑公司东北地区的创意总监。他表示，他正在参与的几乎所有企业项目都融入了酒店式办公模式，以及类似于贡萨尔维斯博士所研究公司中的多样化工作空间组合。他说，用于私人电话的隔间、安静专注的空间、大型社交区域甚至户外空间都很常见。他强调，这些设计元素必须针对每家公司的员工需求定制，而非基于预设模式。“长期以来，办公环境都是千篇一律的，“马丁内斯先生说，“现在则非常具有针对性。一刀切的做法行不通了。”

其他研究也表明，围绕清洁和安静区域等敏感问题制定办公室规则十分重要。阿迪克萨万女士的研究指出，在实行桌面清洁政策时，为员工提供储物柜存放工作必需品具有重要价值。

管理层的角色

加夫勒大学的伯格斯坦博士表示，要让员工接受这种安排并满怀热情地来办公室工作，公司首先需要倾听员工意见，在创建符合他们需求的办公环境时采纳他们的建议。她的2021年研究发现，员工参与解释变革过程的活动越多，他们的整体满意度就越高。

伯格斯坦博士指出，管理者的态度也很关键。在另一项最新研究中，她发现那些认为领导层在过渡到共享办公模式期间以变革为导向并支持员工的员工，在变革后的工作效率高于那些不这么认为的员工。“管理者应该成为这种新工作方式的积极推动者，“她说。

坎迪多博士的研究同样表明，公司领导层在推行共享办公模式中的重要性。“你不能一边倡导共享空间，一边让经理始终独占会议室，“这位研究员指出，“必须自上而下全面接纳并践行，否则员工会察觉这不过是节省成本的举措。”

她表示，相关研究显示，当非固定工位经过精心设计和管理时，人们会在团队层面自发协调，从而打造出高效的工作环境。“需要安静就去那边，想和同事喝咖啡就去这里，诸如此类，“她解释道，“这将成为办公室文化的一部分。”

米切尔女士是芝加哥的撰稿人，联系方式：[email protected]。

刊载于2023年5月15日印刷版，原标题《共享办公的风险与前景》。