《华尔街日报》：讨厌写作？这些科技工具或许能帮到你

插图：皮特·瑞恩你不会用水彩笔粉刷房子，大概也不会只用烤面包炉做一顿四道菜的美食大餐。我们明白不同项目需要不同工具，即便它们同属“粉刷”或“烹饪”这类基本范畴。

然而，当涉及到我们工作生活中一个普遍存在的方面时，这种认知却失效了：写作。无论是记会议笔记、写备忘录还是起草一份百页报告，我们最常求助的仍是那个老黄牛般的文字处理器。

别误会：文字处理器有其用武之地，我几乎没有一天不使用微软Word或谷歌文档。

但这并不意味着文字处理器适合所有写作任务——因为写作不只是一类工作。写作有许多不同类型：文章、电子邮件、博客文章、白皮书、书籍、视频脚本——甚至包括PowerPoint演示文稿内容。用单一工具处理所有这些，就像用计算器规划火箭发射。

即便在单个写作项目中，也常存在截然不同的阶段——从头脑风暴到最终编辑——每个阶段需要不同的思维方式，或许能从不同类型的工具中获益。

要确定你的写作工具箱中应包含什么，想想你在写作时遇到的不同挑战——因为很可能，每种挑战都能从不同类型的软件中受益。

我不知道该说什么

无论你是撰写通讯稿、在社交媒体上频繁发帖还是偶尔需要报告灵感，寻找写作主题往往是工作中最困难的部分。我经常想到一些自认为不会忘记的写作点子…结果却忘得一干二净。

这就是为什么建立一个系统来捕捉你所有的不同想法至关重要，甚至可以记录那些你可能在未来报告、文章或演示中用到的短句或评论。

过去我把这些零散想法记在小纸本上，但翻看一页页潦草字迹让我难以在需要时找到合适的点子。大约15年前，我决定改用数字笔记本记录所有随机灵感。像Evernote或Coda这样的程序，让我能快速在手机或电脑上添加笔记，并提供搜索历史记录的功能，无需单独打开每个文件查看。

我发现，你越认真地捕捉灵感，灵感就会来得越多！

我的想法杂乱无章

即使明确了要表达的内容，完成初稿仍可能是个巨大挑战，因为在将想法落到（虚拟）纸上之前，它们往往有些混乱。有些人通过写作本身来组织思路，但对大多数人而言，从大纲开始会更有帮助。

我认识一些人仍坚持使用索引卡、便利贴或白板。但我更喜欢将索引卡和便利贴数字化——通过使用虚拟白板之类的工具。有各种应用程序可以实现这一目的：有些被宣传为大纲工具（如Workflowy），有些是数字白板（如Miro），还有些是"思维导图"应用（如Coggle和MindMeister）。

关键在于找到一种像便签集合那样工作的工具：你需要一个能将每个想法或事实视为可快速在屏幕上重新排列的独立信息片段，而不是将所有分散的思绪当作一大块文本（像文字处理器那样处理）。像MindMeister这样的工具可能特别有帮助，它允许你为想法标注颜色、将点子拖拽到屏幕不同区域，或绘制线条和箭头连接相关概念。

这些虚拟大纲工具通过简化笔记重组过程，能更快地将零散想法转化为连贯大纲。而且与实体白板不同，它们几乎不会被意外清除。

我无法开始写作

写作障碍有多种形式，但对我来说，最令人畏惧的莫过于盯着文字处理器的空白页面。我的一个技巧是在浏览器窗口打开Facebook，像要给朋友发帖那样先写几段文字；这能立刻减轻压力，让写作更自然。

最近我开始借助生成式AI——这种人工智能工具只需几个词或简短指令就能快速生成初稿。ChatGPT会立即回复草稿，虽然目前质量有限，但它提供了可修改的基础，让我不必从空白页开始。

我无法快速记录想法

12岁那年，妈妈向我保证，总有一天我会感谢她逼我学习盲打，她是对的。但即便我打字速度再快，也常有词不达意的时候，眼睁睁看着绝妙灵感从指间溜走。

对许多人来说，彻底远离键盘才是解决之道。如今用手机或电脑语音输入草稿既快捷又经济，将录音上传至转录服务后即可获得文字初稿。这种方法不仅能让你以思考（或至少是说话）的速度"写作"，更是突破初稿创作瓶颈的绝佳策略。

我总无法集中注意力

写作时最容易做的事就是停笔。我们摆弄字体、刷社交媒体、查收邮件——做任何事就是不肯写下一段。

对于易分心者，Ulysses和FocusWriter等写作应用专门提供"专注模式"，能遮挡屏幕上其他程序界面，呈现极简文本视图，使注意力始终聚焦在文字创作上。

我讨厌修改文稿

我深知"好文章都是改出来的"，但这偏偏是我最痛恨的环节。

文字处理软件让这份苦差雪上加霜：被删除的内容往往难以找回，若要调整长文档中的句段位置，等待你的将是繁琐的剪切粘贴地狱。

曾经，我通过打印出草稿文件并用剪刀剪开来解决这个问题：我会在地板上重新排列这些剪下的碎片，以找出正确的顺序。

后来，我学会了如何在屏幕上完成这种分割工作。现在，我所有的编辑工作都在写作应用中进行，这些应用允许我将草稿分割成段落或章节，并在文档中拖动这些部分，直到找到合适的顺序。我最喜欢的写作应用（Scrivener）让我可以在侧边栏中看到所有这些“碎片”的列表，这样我就能以大纲的形式概览完成的文档，分解成各个组成部分。

我知道它可以更好

文字处理器可能会捕捉到你的打字错误和拼写问题——但它不会让你成为一个更好的作家。为了让你的写作更清晰、更简洁或更易读，可以尝试使用AI工具，它会给你关于写作结构和风格的反馈。语法检查器和生成式AI工具可以处理你的草稿文本并返回无错误的副本；你甚至可以要求AI将你的1000字缩短到800字，或者将你生硬的语气改为温暖友好。

最近几个月，我甚至开始让ChatGPT为我建议标题（需要很多指导和反馈才能得到我想要的结果），我还用它把关键概念变成容易记住的首字母缩略词。这些写作“特技”人类需要花费大量时间，但AI可以瞬间完成。

许多人认为，ChatGPT和其他生成式AI工具的出现意味着我们即将迎来一个人们可以完全退出写作工作的时刻。但那个时刻尚未到来：到目前为止，AI的力量在于让我们从停滞不前到初稿，或者为我们的文章增添最后的修饰。

随着机器生成的文本日益泛滥，我们人类更需要创作出真正脱颖而出的文字。但要产出这种水平的作品，你必须克服写作中的最大痛点——这意味着要为工作选择合适的工具。你的读者会感谢你的。

 塞缪尔博士是一位技术研究员，也是《远程公司：如何在任何地方工作并取得成功》的合著者。她的邮箱是 [email protected]。 

本文发表于2023年5月15日的印刷版，标题为《讨厌写作？这些技术工具或许能帮到你》。