员工现在每周花整整两天时间处理邮件和开会——《华尔街日报》

如果你曾疑惑为何工作中总没时间完成任何事，不妨想想这个：我们许多人每周要花相当于两个工作日的时间开会和处理邮件。

这是微软最新数据中的发现之一，该数据分析了数百万使用其商业应用程序的员工活动。作为这家软件制造商年度职场生产力趋势研究的一部分，这些数据提供了关于人们如何实际分配工作日的最新且最大规模的测量指标之一。

微软与谷歌、Slack和Zoom同属职场通讯工具的顶级供应商，其报告用数据量化了信息、邮件、会议和通知的洪流——许多人表示这些事务吞噬了他们的工作时间并分散了实际工作的注意力。

研究人员发现，其应用程序最活跃的25%用户（即大部分在线工作使用微软商业软件的人群）每周平均花费8.8小时阅读和撰写邮件，7.5小时记录会议。

这些数据尚未包含即时通讯、电话或与同事临时对话的时间。总体而言，普通员工57%的时间用于会议、邮件和聊天等办公软件沟通，剩余43%则用于创建电子表格或撰写演示文稿等产出性工作。

员工和老板们都在抱怨，数字过载正在损害创新与生产力，这一观点在众多职场研究中得到呼应。微软公司一项针对全球3.1万人的独立调查显示，近三分之二的受访者表示难以找到时间和精力完成本职工作。这些受访者认为创新和战略思维构成挑战的比例是其他人的三倍多（该公司未披露不同国家或行业的情绪差异）。

“人们感到不堪重负，仿佛同时在做两份工作——既要完成聘用时约定的职责，又要承担沟通协调与协作的额外任务，“领导微软现代工作团队并牵头此项研究的贾里德·斯帕塔罗表示。

诚然，沟通和参加会议是许多员工（尤其是管理者）工作的主要组成部分。但不少员工和管理者指出，耗费在讨论协作上的时间未必能提升职场沟通效率。

哈里斯民意调查2022年对1200多名员工和高管开展的调查显示，管理者估计其团队每周因低效沟通平均损失7.47小时——相当于一整天。根据为语法检查软件公司Grammarly撰写的报告，按66,967美元的平均年薪计算，这些时间损耗相当于每位员工每年损失12,506美元。

随着远程和混合办公模式的普及，线上沟通时间激增。Slack、Dropbox等公司尝试通过设定专属时段来应对沟通过载问题，分别为会议和专注工作预留时间。部分企业还缩短会议时长，并提高召开会议的门槛。

总部位于亚特兰大的日程安排软件制造商Calendly发现会议时间逐渐延伸到部分远程员工的晚间和凌晨时段后，将核心会议时间限定在中午12点至下午5点之间，保留当天其余时间用于专注工作。Calendly首席执行官托佩·阿沃托纳表示：“大约两年后，我们发现员工们依然支持这一安排。”

职场咨询公司Science House执行副总裁丽塔·J·金指出，会议安排往往缺乏明确目标。“关键在于除非你完全确定某人需要参会并能说明原因，否则不要邀请他们，“她说。

微软公司持有ChatGPT开发方OpenAI的大量股份，正将生成式AI功能融入Outlook和PowerPoint等核心办公工具，以消除其高管所称的某些工作任务的’苦差事’。该公司调查显示，多数员工认为AI有助于减轻工作负担，但近半数受访者担心这项技术可能危及职位安全。

部分员工已开始自创妙招提高效率。软件公司项目经理基马尼·邦纳在田纳西州纳什维尔远程办公，每天要连续参加多达10场会议。

他会在电子日历上预留专注工作时间段，并列出待办事项清单以提醒自己在此期间保持专注。

他表示，那些习惯“让我免于每周工作60到70小时”。

联系Ray A. Smith，邮箱：[email protected]

刊登于2023年5月10日印刷版，标题为《会议与邮件吞噬工作时间》。