被Notion压垮了？试试这3款更简单的效率工具 - 《华尔街日报》

问：我很难跟踪所有的工作任务。一位同事推荐了Notion，但我觉得它太复杂了。还有其他建议吗？

**答：**你的同事确实是为你好。Notion的功能远超普通的免费生产力工具和待办事项应用。你可以用它存储整理笔记、制定预算和日程，甚至能按喜好调整设计。这些特性使其成为网络重度用户的心头好——TikTok上甚至有专门展示Notion仪表板的专区。

Z世代拥趸表示，一旦掌握使用方法，Notion能成为你的"第二大脑"，存储所有工作文档、清单和灵感。理论上，这会让你像《瞬息全宇宙》中穿越多元宇宙的杨紫琼一样高效处理任务。但问题就在于"掌握使用方法"这个前提。

我比痴迷Notion的年轻人年长不了几岁，却也和你一样觉得它难以捉摸。我欣赏那些展示其优点的TikTok视频，以及无数教你定制系统的YouTube教程。该公司代表向我展示了大量辅助资源，包括Notion学院系列视频教程——从创建任务列表等基础操作，到用软件管理大型数据集的高阶技巧。或许下点苦功，我也能掌握众多免费模板中的某个（公司和用户们创建了海量模板）。但何必费这功夫？仅为提升些许效率而大费周章似乎不太明智。

在下载任何新应用之前，请先考虑能否充分利用现有工具。如果您拥有Gmail账户，谷歌日历可以成为高效的日程管理系统。通过创建事件的同一按钮，您还能设置待办"任务"。这些任务会显示在日历中（支持自定义颜色分类），同时也会出现在日程本右侧的列表里——点击蓝色勾选图标即可展开清单。建议在接到任务后立即创建事项，若您有拖延习惯，可将大任务拆解为小目标，随着截止日临近逐项完成。

另一个技巧：在谷歌日历左侧栏，点击主日历名称旁的三点图标（我的日历名为"Daniel Varghese"），选择"设置和共享"。向下滚动至"其他通知"，通过下拉菜单开启"每日议程"邮件功能。此后每个工作日清晨您都会收到当日会议安排与待办事项的汇总邮件。

若您渴望尝试新应用，且每周工作内容相似，不妨体验Trello看板工具。这项免费服务如同数字软木板，您可为每个项目创建卡片（存储相关链接和文件），随着进度将卡片从屏幕左侧移至右侧。一目了然掌握各项目进度。付费版本还支持多人协作功能。

但我的终极建议是：即便作为数字工具专家，我发现传统方法反而最趁手。我欣然放弃了所有效率类应用，回归纯粹的纸笔记录——选用无格线笔记本，让待办清单和笔记不受拘束。若笔记本设计精美更佳，每次从包中取出都是愉悦体验。毕竟，只有真正使用它才能发挥价值。

你应该使用的工具：3个更简单的效率解决方案

• 如果你已经有Gmail账户，在下载其他应用前不妨先试试谷歌日历。
• 如果你的工作每周都差不多，Trello的软木板风格界面会很有帮助。
• 别低估了优质笔记本的实用性！我喜欢这款无线条的——Pigna Bella Copia，24美元，Pigna.store

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刊载于2023年4月15日印刷版，标题为《对抗混乱的效率应用》。