《华尔街日报》：为什么我从不删除任何邮件，而是全部归档

当存储空间越来越便宜时，就无需清理数字杂物。相反，保存一切并使其井然有序、便于搜索。插图：丹尼尔·赫兹伯格如果你能完美记住过去20年里的每一次专业交流或完成的任务会怎样？如果你能在5分钟而非50分钟内快速处理完收件箱会如何？

只要遵循数字整理的一条原则，这一切皆有可能：不删除，只归档。

归档意味着保留经你虚拟之手的所有邮件、消息和文件。是的，我指的是一切。

过去17年间我收到或创建的每一封邮件都存放在当前Gmail的“所有邮件”文件夹中，总计318,568封。

我还保存着过去22年所有文件的硬盘，以及一个鞋盒装满了17岁至30岁期间创建的软盘文件。

这35年全面的数字囤积总计约1.5TB数据。而一个能容纳我整个成年生活的硬盘仅需约100美元。

我明白这听起来如何——尤其对那些从删除邮件中获得巨大心理满足感的人。但请听我说完。这100美元的存储赋予了我职业超能力。我能快速处理邮件，因为无需分类或筛选：知道我会永久保存一切，意味着只需关注需要回复的内容，而非纠结于哪些值得保留或整理。

更重要的是，当我与数月、数年甚至从未联系过的人交谈时，我们的对话可以基于之前的所有互动或业务往来——因为只需快速搜索我的文件存档，就能让我想起他们出现在我视野中的每一个场景。

那些可怕的项目崩溃，当你意识到由于几小时前的错误导致数周工作付诸东流时？这些不会发生在我身上，因为我在工作时会持续创建新文件版本——所以我能轻松回溯到最近可用的版本。当我开始新项目、文章或演讲时，我拥有过去数十年的幻灯片、数据集和文档可供重组再利用。

数字囤积者的生活与用实体物品堆满房屋或办公室截然不同。实体杂物会占据空间、需要除尘整理才能再次找到，而数字杂物的存储成本几乎为零。

要战胜你心中虚拟的近藤麻理惠（整理大师），克制删除不再带来快乐文件的冲动，你需要建立让存档产生价值的系统和习惯。这意味着遵循三个核心原则：让数据可搜索、持续归档、确保信息安全。

确保可搜索性

与删除相比，存档的价值在于能利用过往工作。但要做到这点，还必须具备可搜索性。为此：

**减少整理。**如果保存一切的想法让你不堪重负，那是因为我们常像对待实体档案那样看待数字存档：认为需要通过耗时流程仔细分类、标记和整理。但事实上，如今数字搜索功能如此强大，把大部分文件堆在一起完全没问题。

**系统化你能做的。**话虽如此，稍加整理就能事半功倍。为文件建立基本的文件夹结构，无论是按日期、项目、客户还是工作类型分类。几十年来，我一直将工作内容按类型（“写作”、“客户”、“演示文稿”）分为几个大类，每个大类下是具体项目的文件夹，项目文件夹内有时会再按子主题或阶段细分。通过查看备份或云盘中的项目存档，我能轻松找到15或20年前的工作文件。统一的文件命名方式也很有帮助。

**OCR技术应用。**光学字符识别（OCR）能将任何文本——包括照片中的印刷体甚至手写体——转换为可搜索的文件。如果你想将手写笔记、白板内容、名片等纸质材料数字化，只需拍照并存入支持OCR的应用即可实现内容检索。

持续归档

许多人习惯删除文件或邮件，因为视觉混乱令人不堪重负，或影响查找最新相关文档。但其实无需彻底删除旧文件，只需让它们退出日常视野——移出收件箱、电脑桌面和当前工作区。具体包括：

**清理设备。**保留所有文件不意味着都存放在常用电脑上。硬盘过满会导致多数电脑运行缓慢。我的笔记本仅保留近三年工作内容，更早的文件都存储在云盘和客厅的大型备份硬盘中。每月约一两次需要查找旧文件时，搜索云盘或备份盘很方便，同时日常搜索结果也不会被陈年文件干扰。

**保留所有邮件。**与其删除邮件，不如在每封邮件处理完毕后立即归档，无需担心分类或标记问题：这会大大加快邮件处理速度。但请放心，当你需要时这些邮件仍会立即出现：只需搜索同事姓名或过往邮件中的关键词，所有已归档邮件将瞬间呈现。对于需要集中保存的特定类型邮件（如供应商发票或客户表扬信），建立少量文件夹或标签可能有所帮助——但绝大多数情况下，搜索功能都能在你需要时精准定位所需内容。

**自动化归档流程。**借助自动化工具能让邮件和文件归档系统更高效。FileJuggler（Windows系统）和Hazel（Mac系统）等应用程序可创建规则，指导计算机按类型自动归档文件：例如将PDF存入指定文件夹、图片归入另一目录，或根据文件内关键词进行智能分类。邮件规则同样适用于自动标记或归档高频查阅邮件。以我为例，所有来自家庭医生的含"收据"或"发票"字样的邮件都会自动标记为"医疗凭证"。这些邮件仍会进入收件箱（以便及时支付账单！），而付款后只需一键归档——在后续办理保险理赔或税务申报时，我能随时在"医疗凭证"文件夹中找到对应记录。

确保数据安全

没有什么比丢失旧文件更可怕——除非是这些文件可能被他人获取。以下方法可降低双重风险：

所有文件保留双备份。 数字档案中的每个文件至少存储在两处，以防某个备份失效。一份副本应存储在本地（电脑、硬盘或家庭/办公室文件服务器），另一份存储在云端。云存档能确保随时随地访问，同时防范硬盘故障或被盗；本地实体备份则可在云服务遭黑客攻击或离线时提供保障。

使用"永久"格式存储。 我曾有许多因格式过时而无法直接打开的文件，不得不进行专业转换。成箱的3.5英寸软盘和Zip磁盘迫使我保留着带软驱的老款Mac电脑，直到将所有文件迁移至云端或共享驱动器。建议采用RTF、CSV、PDF等主流格式，或至少使用通用办公格式（.doc/.xls）和图像标准（PNG/JPEG）。若存有软盘/CD数据，应考虑转存至硬盘——存储介质或格式越冷门，后期读取难度越大。

全程加密保护。 归档时需评估文件敏感程度，对机密信息采取加密措施。通常这意味着加密整个存档文件夹或驱动器（确保他人必须通过密码、指纹或移动认证才能访问）。

使您的数据可搜索、持续归档并确保所有数据安全听起来像一个大项目——但最大的挑战在于将思维模式从删除转变为归档。建立一些简单的结构和实践来进行归档，您会发现花在维护文件上的时间大大减少，而实际使用它们的时间则大大增加。

 塞缪尔博士是一位技术研究员，也是《远程公司：如何在任何地方工作并取得成功》的合著者。通过电子邮件联系她：[email protected]。 

刊登于2023年3月20日的印刷版，标题为《为什么我从不删除任何邮件。我只是全部归档。》。