《华尔街日报》:跨时区工作难协调?这些工具可以帮到你
Nicole Nguyen
所有远程工作者、工作度假族、频繁出差者,以及任何与跨州或跨国同事合作的人,都必须掌握一项关键技能:驾驭多个时区的能力。
这是我每天实践的课题。我目前常驻巴黎,编辑在纽约,家人则在加利福尼亚。我总在自问:他们那边现在几点?醒着吗?这条午夜消息会不会被早晨的信息洪流淹没?
为了应对永无止境的时差生活,我配备了一支小巧精悍的时钟应用队伍。我还深入研究了Slack、Gmail等工具的隐藏设置。如今我会选择同事在线时段组织会议、定时发送消息,并提前规划以避免熟睡时被通知打扰。
以下是我用于跨时区无障碍沟通的核心科技工具。
时区转换工具
**桌面端:**时间计算很复杂。我最爱的世界时钟网站World Time Buddy能化繁为简。与其他在线时钟不同,它的界面清爽极简。
首先添加不同城市。该网站会并列显示各地逐小时时间轴,让你一目了然地看到——比如你的中午12点对应巴黎的傍晚6点。工作时间段(当地时间早8点至下午5点)用黄色高亮标注,非工作时间则显示为蓝色。注册免费账户后,还能在时间线上叠加日历事件,更轻松安排会议。最棒的功能?可直接通过该网站在Google日历、Outlook或iCal创建活动,甚至能一键复制时间信息到剪贴板。
在World Time Buddy网站上,您可以快速比较时区并在选定时间创建日历事件。照片:Nicole Nguyen/华尔街日报我将World Time Buddy网站标签页固定在浏览器中,这样它总是开在我的笔记本电脑上。(在Safari或Chrome中,按住Control键点击网站标签页,然后选择“固定”。)
**在手机上:**World Time Buddy为iOS和Android提供了一个应用,我在外出时用它来转换时间。不过,iOS版本没有主屏幕小部件。(Android版本有,而且非常好用。)
在iPhone上,World Clock Time Widget应用可以显示不同地点的不同时间。由于它显示在主屏幕上,您无需打开应用。颜色编码的标签表示该城市当前是白天还是黑夜。(更多关于iOS主屏幕小部件的信息在这里。)
如果您安装了iOS 16或更新版本,还有一种快速在锁屏上查看时区的方法——甚至在解锁设备之前就能看到。在iPhone自带的全球时钟中,添加您想要的地点。然后转到手机的锁屏并长按。会出现一个自定义选项,允许您添加时钟小部件。
世界时钟小工具应用让您在主屏幕上一目了然地查看多个时区。图片来源:Nicole Nguyen/华尔街日报**在Google日历中:**进入Google日历设置,选择"语言和地区"。在"时区"选项下启用"显示第二时区"。在日历的单日视图中,您将能同时查看两个时区的小时日程安排,这让安排会议时间变得更加轻松。
在同一设置中启用"显示世界时钟"。该设置将在左侧栏显示各地区的当前时间,并用太阳和月亮图标区分昼夜。
您还可以设置本地工作时间,当有人试图在该时间段外邀请您参加会议时,系统会发出提醒。
**在Slack上:**我经常使用这个小功能:点击他人个人资料即可查看其当地时间。如果您在分布式团队工作,可以尝试付费的Team Time Zone集成服务(起价每月9美元),它能提供团队成员时区的可视化面板。
定时发送消息
当同事处于清醒状态时,他们更有可能查看收到的消息。以下是按需发送消息的方法。
**Gmail:**在桌面端,撰写邮件时,点击“发送”旁边的下拉箭头选择日期和时间。在移动端,点击右上角的三个点来定时发送邮件。(注意:时间显示为您的本地时间,而非收件人时间。)您可以在发件箱文件夹中查看已定时的邮件。
在Gmail撰写窗口中,点击发送按钮旁的下拉箭头以定时发送邮件。图片来源:Nicole Nguyen/华尔街日报当我深夜收到重要邮件时,我发现将其设为早晨重新提醒很有帮助。查看邮件时,点击时钟图标可“稍后处理”。这会让邮件在您指定的时间重新出现在收件箱顶部。
**Outlook:**撰写邮件时,选择“更多选项”箭头,然后在“传递选项”下选择“不早于”并指定日期和时间。
**Slack:**在桌面端,点击发送图标旁边的下拉箭头。在移动端,长按发送图标。(Slack会同时显示您和收件人的时间。)
要重新查看你在尝试退出时收到的Slack消息,点击三个点然后选择“提醒我这件事”。
沟通你的时区
让别人知道你的时区同样很有帮助。我喜欢把我的时区放在电子邮件签名中,附带一个链接到当前时间的谷歌搜索结果页面。
为了找到一个开会的时间,流行的日程安排应用Calendly会以收件人的当地时间显示你的可用性。确保设置你的工作时间。如果你的公司使用谷歌服务,你可以在谷歌日历中创建一个类似的预约页面。只需注意发送日程链接的礼仪。
不可避免地会有一些时刻,当你正在熟睡,或者刚坐下来吃晚餐时,有人会错误地打电话、发邮件或发短信。对于这些时候,设置一个“请勿打扰”时间表。你可以为iOS和Android自定义这些设置,这样无论你在哪里,都能享受休息时间。
毕竟,你不可能完成自己一整天的工作后,再为他们的时间打卡!
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本文发表于2023年2月14日印刷版,标题为《使用这些工具,跨时区工作更轻松》。