如何清理你的Gmail或Outlook邮箱收件箱 - 《华尔街日报》

电子邮件是我的个人珠穆朗玛峰。我每天花费数小时在无用信息中披荆斩棘，只为瞥见那些更重要的内容。

于是我启程寻找更平缓的攀登路径。我咨询了效率专家、下载了应用程序，并尝试了Gmail和微软Outlook邮箱的内置功能。如今我的处理效率已大幅提升。

密歇根州立大学管理学教授拉塞尔·约翰逊建议减少检查邮箱的频率，选择不会干扰其他工作的时间处理邮件，比如通勤前的居家时段。他指出，大脑在不同任务间切换可能需要长达90分钟的适应期。

他还建议关闭低优先级邮件的即时通知。在iOS或安卓设备上，可通过设置-通知路径禁用邮件应用的提醒功能。iPhone用户还能设定特定时段接收通知（安卓系统无此功能）。

但关闭邮件提醒对多数人而言是种奢侈。现代工作已深度侵入收件箱，我们的工作本身就以邮件形式存在。

主流邮件服务商正试图改善现状。一月底，谷歌全面推出了新版Gmail界面，其中标签功能更加突出，这帮助我更好地管理邮件。微软也为Outlook推出了新工具，现在您能用表情符号快速回复邮件，省去了本只需点赞却要构思回复的时间。

以下是其他节省时间、提高效率的整理建议。

全新视图

过去，我大部分时间都在将高优先级邮件与其他邮件分开。现在，我让邮件应用代劳。

**Gmail：**对于接收大量营销邮件的个人收件箱，我喜欢Gmail的收件箱标签视图。它会自动将邮件分类为主邮件和促销邮件等类别。在设置中，点击收件箱标签，然后选择默认收件箱类型。如果Gmail将邮件放入错误的类别，可以通过将邮件拖到首选标签来训练算法。

对于工作收件箱，我更喜欢“重要邮件优先”的收件箱类型。重要性由Gmail算法决定，该算法会考虑你打开和回复的邮件。它能有效显示来自重要人物的邮件。

Outlook：聚焦收件箱将重要邮件与其他邮件分开。在网页版中，进入设置，然后启用聚焦收件箱。右键单击分类错误的邮件，将其从一个收件箱移动到另一个收件箱。

优先级，优先级

如果你担心错过重要内容，还可以选择仅接收最重要邮件的通知。

**Gmail：**在桌面或移动设备设置中，点击“邮件通知”。如果使用默认收件箱类型，最佳选择是“仅高优先级”。若为“重要邮件优先”收件箱，还可选择“仅重要部分”。

**Outlook：**在网页版或移动应用设置中，进入“常规”-“通知”，在“向我发送通知”下选择“仅限收藏联系人邮件”。通过点击联系人旁的星标将其添加至收藏夹。

任务管理大师

并非所有邮件都需即时处理。对于需要深思熟虑的邮件，可将其暂存至任务列表——别忘了设置提醒以便后续处理。

在Gmail中，您可将邮件添加至任务列表并设置截止日期或子任务。图片来源：Nicole Nguyen/华尔街日报**Gmail：**在网页版收件箱视图中选中邮件，点击收件箱上方的任务图标（带加号的勾选标记）即可添加至任务列表。通过右侧面板可查看任务、设置截止日期或添加子任务。在移动应用中，打开邮件后点击右上角三点图标并选择“添加到任务”。

**Outlook：**所有标记的邮件将出现在Microsoft待办应用中。在待办应用内可添加提醒或截止日期。

彻底清理

你是否觉得收件箱需要彻底重置而非简单整理？在特定条件下，我推荐尝试邮箱管理应用。在测试的多款应用中，我最青睐Clean Email。

首先需将邮箱账户与该服务连接，该服务提供网页版、桌面端及移动端应用。对于Gmail、Outlook、Yahoo或AOL邮箱可直接登录，而苹果iCloud等账户类型可能需要额外设置。

针对我的Gmail账户，Clean Email建议删除Google Flights提醒和HBO Max等营销邮件，并将所有含退订选项的邮件集中归类。其最亮眼的功能？一键批量删除邮件和退订的大按钮。

Clean Email作为邮箱管理工具，能有效识别并清理收件箱垃圾邮件。图片来源：Nicole Nguyen/华尔街日报该服务可免费分析有限数量的邮件，后续需支付10美元/月或30美元/年。

使用前我的未读邮件高达17,677封，如今已大幅减少。但使用需授权该服务访问邮箱。

据公司隐私政策声明，Clean Email无法查看加密的邮箱登录凭证，承诺"绝不分享、赠送、出售、分析、匿名化或使用用户数据"，其算法仅分析邮件主题和发件人，不涉及内容及附件。

如果你想在工作邮箱上尝试此方法，请先咨询你的系统管理员。

一次性邮箱

下次当你需要注册一个可能引发垃圾邮件的免费服务（如咖啡馆Wi-Fi）时，使用一个临时邮箱地址。在10minutemail.com获取一个临时地址，正如你可能想象的那样，这个邮箱仅持续10分钟。

虽然“一次性”邮箱不会帮你解决当前堆积如山的邮件，但它可以阻止这个“山峰”继续增高。

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联系Nicole Nguyen，邮箱：[email protected]

刊登于2023年2月6日印刷版，标题为“驯服收件箱混乱的方法”。