让2023年成为你摆脱费用报告困扰的一年——《华尔街日报》

你可以拥有你的健身目标和一月戒酒计划。我的新年决心是在2023年避免收到财务部门发来的恼人催账邮件。

我并非差旅违规者。但已经收到大量自动化邮件，毫不含蓄地催促我报销费用。不止一次，我的报销单因缺失收据或其他细节被退回。适应新工作中频繁往返全国的新规则是部分原因。但最主要的是——包括我在内的数百万人需要更好地管理收据，并在出差后尽快提交报销，避免积压。

旅行费用管理公司TripActions 2022年调查显示，财务高管将延迟提交报销列为公司面临的首要挑战。对员工而言，拖延或马虎的报销可能招致抄送领导的逾期提醒邮件警告，甚至更严厉处罚。若未使用公司信用卡，延迟报销可能损害个人财务；若使用公司卡却逾期还款，还可能影响信用评分。

报销乱象并非特例，尤其随着商务旅行复苏。这是多数员工厌恶的琐事，尤其面对更紧迫的工作优先级时。谁不曾试图破译难以辨认的手写出租车收据？谁不曾疯狂寻找与客户昂贵晚餐的分项账单？谁不曾追讨连锁酒店承诺邮件发送却迟迟未到的住宿发票？

金融服务软件公司的客户成功经理薇薇安娜·温特伯顿表示，她上周休假期间抽空处理了三份近期出差费用报告。她说，在办公室的最后一周，“实际"工作占据了优先地位。

居住在亚特兰大的温特伯顿女士还负责审批费用报销。她说难以置信有些同事居然在共同出差返程途中就完成了这项琐事。

“我飞机刚落地，就收到了他们的报销单，“她说。

某软件公司数据高级副总裁本·沙因11月曾赴新加坡和澳大利亚出差十天。由于超过30天未报销，他在圣诞节前就开始收到费用提醒邮件。

居住在明尼阿波利斯郊外的沙因先生表示，他出差时会严格遵守公司规定，将收据上传至差旅管理应用。但当需要补找遗失收据时——尤其是那些未按承诺发送收据的酒店——流程就会卡壳。那次国际差旅中，他虽有澳大利亚一家万豪酒店的收据，却不得不致电另一家酒店前台索要账单副本。

12月19日，就在全家启程前往墨西哥坎昆度假的前夜，他提交了那份被公司费用软件标记了163处红色警示（多为逾期费用）的报销单。

常旅客米歇尔·斯蒂芬斯是南达科他州拉皮德城一位资深医疗健康领域高管兼顾问，专为企业管理者提供包括工作效率在内的培训指导。

斯蒂芬斯夫人讨厌填写费用报销单，但她表示，养成整理收据等材料的良好习惯最终能节省大量时间。她指出，对于长期拖延报销的人来说，这样做甚至可能保住工作。

斯蒂芬斯夫人的妙招是：收到收据立即扫描或拍照。在应用程序或发送给自己的相关邮件中备注支出的关键信息。

她和其他常旅客表示，及时完成差旅报销的关键是随时使用公司的报销应用程序。她甚至会在商务午餐时顶着社交压力拍摄收据。

“我更讨厌的是翻找堆积如山的差旅票据，试图分类整理，还要回忆当时的消费情况，“她说。

杰西卡·莱特的问题不在于随意收集收据，而在于如何将收据录入系统。这位国际粮食政策研究所的发展经济学家总是把收据塞在钱包里，直到钱包鼓胀才转移到入住酒店的信封中。

当莱特结束前往电子收据不普及国家的差旅返家后，问题就出现了。最近她为期五天的卢旺达之行就积攒了15张小纸片收据，必须将它们粘贴到A4纸上扫描才能上传报销。

“这经常让我的扫描仪罢工，“康涅狄格州法明顿市的莱特女士说。圣诞节前数日，她仍在处理这份报销单。

“未来我的目标是差旅结束后一周内完成报销，“莱特女士表示。

亚特兰大的温特伯顿女士决心加入快速提交费用报销报告的行列。

“对于2023年，我现在告诉自己，一定要确保在飞机上就打开应用程序，开始创建并填写报销报告，”她说。

每年，Alyssa Billups都会下定决心在工作旅行返程的飞机上开始处理费用报销报告。她在DirecTV从事影响者营销工作，经常出差参加活动。但每年都未能如愿。

“我总是累得要死，”这位30岁的纽约人说。“我会想，哇，我现在连自己的名字都不知道了。”

年底时，她收到了五封关于逾期费用的邮件，并且面临着一个多城市旅行费用报销报告的最后期限。

“我确实想做得更好，因为这会让你的生活更轻松，年底时也不会那么混乱，”她说。

Alyssa，我和你一样。

写信给Dawn Gilbertson，邮箱：[email protected]

刊登于2023年1月4日的印刷版，标题为《公路勇士们害怕费用报告的愤怒》。