如何举办让所有人保持参与的混合会议 - 彭博社

插图：Jim Stoten为彭博商业周刊绘制随着在家办公遇到后疫情时代重返办公室的压力，一个“科学怪人”诞生了：混合会议，由Zoom或Teams上的人员与总部会议室里的同事拼凑在一起。这个生物仍然被会议领导者和与会者们误解。“远程参与的人会感到有些被边缘化，”北卡罗来纳大学夏洛特分校组织科学教授、即将出版的《很高兴见到你：一对一会议的艺术与科学》的作者史蒂文·罗格尔伯格说。他回忆起在疫情之前对完全远程会议普遍存在的担忧。现在许多人对混合会议也有类似的顾虑。正如卡内基梅隆大学组织行为学教授阿妮塔·伍利所说，一切都在于“确保每个人都在同等地位上参与”。但要在面对面和远程参与之间取得正确的平衡很难，尤其是由于一些员工因返办公室的要求而比其他人更频繁地远程参与。我们请教了专家们，管理者和员工如何应对Zoom带来的挫折，使混合工作发挥作用。

**是（混合）还是不是？**如果你正在考虑是完全远程还是尝试混合，专家们表示远程是最好的选择，即使这意味着你要从办公室参加视频会议。“虚拟会议本质上更具民主性，”罗格尔伯格说，他提到了数字白板、投票机制和缺乏“桌头效应”。更高级别的执行人员出现在办公室，而基层员工在餐桌上辛勤工作，或者反之亦然，可能“强化负面的社会动态”，伍利说。但如果混合是唯一的选择，不用担心——有办法使其有效。“领导只需照顾好现场观众以及墙上的那一方，”领导沟通公司SNP的联合创始人莫琳·泰勒说。

**混合会议必备条件是什么？**为了确保远程参与者能够充分参与，最好有一个主持人征求意见，解决技术故障并朗读聊天内容。如果混合会议将成为工作组合的重要部分，您还应该投资于技术，例如360度会议摄像头、优质扬声器和多向麦克风，以便参与者可以清晰地看到和听到彼此。根据《基础与应用社会心理学》发表的一项研究，独自构思被证明比团体头脑风暴更有效，因此允许参与者休息专注于手头的问题是很好的。保持在正确轨道上的另一个提示是：“我非常赞成将议程组织为一组要回答的问题，而不是要讨论的主题，” Rogelberg说。

插图：Jim Stoten为彭博商业周刊**我们的会议室需要重新设计吗？**过时的办公室布局可能会破坏您的混合风水。会议室必须让远程参与者轻松地看到和被看到，以便他们感到被包容。缩小会议空间可能意味着减少空座位和改善声学效果。传统的圆桌配置应该被换成马蹄形、剧院式或类似的分组，扩大虚拟参与者的视野。“如果远程工作者无法情感参与，很容易忘记他们的存在，”俄亥俄州哥伦布市未来工作咨询公司Disaster Avoidance Experts的负责人Gleb Tsipursky说。战略性地设置照明也可以突出发言者的反应和肢体语言，促进理解并改善协作。

**如何吸引不参与者的注意？**在视频会议期间进行多任务处理而不被发现已经成为一项奥林匹克运动。很难判断你的观众是否在关注——虽然快速扫视和关闭摄像头可能会暴露他们，也很难知道如何把他们拉回来。泰勒有一个坚定的规则：无论如何都要打开摄像头。“如果你要参加会议，就打开摄像头，这样你就在场了，”她说。泰勒推荐一种称为“threading”的技巧来提高参与度，而不让任何人感到措手不及。它是这样的：称呼一个员工的名字，提供背景然后问一个问题。与与会者确认他们的出席是否真正有必要可以消除潜在的旁听者，并确保那些不需要在场的人不会浪费时间。

插图：Jim Stoten为彭博商业周刊绘制**如何处理家庭干扰？**狗叫、大声施工、婴儿尖叫——总是在你关闭静音时发生。泰勒说：“重要的是不要感到尴尬。” 技术问题是虚拟会议的一部分。我们都会遇到这些问题，虽然你应该尽力减小家庭背景声音——关上窗户，让孩子远离工作区——但最重要的是保持冷静。关闭自观功能并模糊背景可以帮助你专注于议程，而不是你邋遢的头发或混乱的卧室（或两者兼有）。将手机放在手臂够不到的地方并关闭通知也是一个好习惯。“我们经历了一场真正的危机，”泰勒说。“但我们在成长，变得更擅长这个了。”