冗长的邮件往来如何让人沮丧且效率低下——《华尔街日报》

经过漫长的邮件往来后，‘你不仅动力下降，认知能力受损’，一位研究者指出。插图：卢卡·杜尔比诺通过邮件解决复杂问题会让人感到沮丧和疲惫，这已不是秘密。但依赖邮件的代价可能比之前所知的更为深远。新的研究表明，与面对面交流相比，电子邮件不仅使问题解决更加困难，还可能降低人们在后续任务中的表现。

“你不仅动力下降，认知能力也会受损，”该研究的主要作者拉维·加金德兰表示。

佛罗里达国际大学管理学副教授加金德兰博士称，这项研究源于他的亲身经历。

“我讨厌这些冗长的邮件往来，”他说，“曾有位同事只要开始邮件交流，就会回复长篇大论，然后你又得用另一篇长文回应。这种拉锯战真的让我精疲力竭。”

出于对这种效率损耗的好奇，他与同事设计了四项实验，将数百名受试者两两配对分为两组。每组实验中，第一组被要求通过面对面方式完成复杂任务，第二组则需使用Gmail完成相同任务。

不出所料，面对面协作的两人效率更高。例如，在第一项实验中，面对面协商销售策略的两人平均花费6分钟达成共识，而通过电子邮件沟通的两人平均耗时20分钟。

加金德兰博士表示，电子邮件是传递信息的绝佳工具。但当需要达成共同理解时，面对面沟通效果要好得多。

研究还显示，通过电子邮件解决问题的参与者在后续任务中表现更差。例如，当被要求找出一篇关于年轻企业家新闻报道中的语法错误时，此时独立工作的电子邮件沟通者发现的错误比面对面沟通者少19%。在解决一系列逻辑问题时，电子邮件沟通者的表现也差49%，在复杂推理测试中表现差20%。

研究人员通过实地测试结束了他们的研究，该测试汇总了真实工作环境中员工的数据。他们要求100多名在职成年人在上午结束时的调查中报告他们每天基于文本的沟通水平，以及在一天结束时的工作目标进展和工作投入度。

这些结果表明，虽然大量基于文本的沟通对那些解决问题需求较低的工作没有影响，但从事高问题解决需求工作的人在一天结束时对工作感到不那么兴奋和有活力——并且不太可能报告感觉自己取得了进展。

加金德兰博士说，电子邮件可以记录对话，而且通常比试图安排会议更容易——尤其是当人们远程工作或处于不同时区时。“有时我宁愿打一封电子邮件，把它从我的办公桌上处理掉，”他说。

但他补充道，人们常常只是出于习惯而使用电子邮件，却忽视了其隐性成本。他建议改为定期安排会议，这样可以用更少的精力解决未决问题。

他表示，当陷入噩梦般的邮件链时，在转向下一项任务前，要意识到它带来的损耗。

“你可能需要休息一下，或者做一些不重要的事情，“Gajendran博士说，“做一些与需要大量决策的事情相比相对不需要动脑筋的事情。”

Kadet女士是居住在纽约市的作家。可以通过[email protected]联系她。

刊登于2022年6月13日的印刷版，标题为《长时间邮件往来的代价》。