如何减少对电子邮件的关注——《华尔街日报》

田纳西州纳什维尔的放射科医生里德·奥马里去年冬天某天登录工作邮箱时，直接选中数千封未读邮件，鼠标一点便将其从生活中清除。

“我删得干干净净，“他耸耸肩说，“重要的邮件自会找上门来。”

我们太多人被电子邮件支配：不断刷新页面，在垃圾信息中艰难跋涉，为构思一封真正重要邮件的回复而压力山大。即便有人清空收件箱——能做到的凤毛麟角——新邮件提示音又会即刻响起。

或许该学学那些"叛逃者”。就是那些工作出色，却对你的邮件爱答不理的同事。他们若给邮件分类，唯一目的就是永久遗忘。他们只认Slack或Teams，其他通讯工具概不理会。

有人设置极其具体的自动回复——仅早9点晚3点查收邮件/今日全天约见客户——且说到做到。下周才可能回复你。而他们…居然能完成工作？

商业作家格雷格·麦基翁指出：“查邮件让人感觉高效，但重要事项毫无进展。”

他建议：干脆别看邮箱。每天先在纸上列出优先级，在日程表预留两个半小时专门处理邮件（而非持续刷新），其余时间完全忽略。

当然，有些工作几乎完全通过收件箱进行。有些人如果让邮件搁置半天可能会惹上老板的麻烦。有些人则沉迷于查看新消息。

“你永远不知道会收到什么，”麦基翁先生说，“再拉一下手柄。可能是惊喜，可能是糟糕的，也可能什么都没有。”

多年来，斯蒂芬妮·沃雷尔以几乎即时回复邮件为傲，甚至在凌晨两点也不例外。她买了一块板子固定在浴缸上，把笔记本电脑放在那里，一边泡澡一边看着邮件进来。

“这有一种快感，”这位住在波士顿的54岁女士说，“有人觉得我很重要。”

她的孩子们却不以为然。他们抱怨她总是在打字回复邮件。由于久坐，她还出现了背痛。

她开始设定计时器，限制自己每天只查看两次，每次15分钟，并发现如果她只回复100封邮件中最重要5封，其实也不会有什么大问题。她建议客户和同事如果有急事就发短信给她。

如今，她的三个收件箱里积压了46,000封邮件，但她对此毫无焦虑。

“我感觉自由了，”她说。

研究电子邮件影响的萨塞克斯大学高级讲师艾玛·罗素表示，那些掌控自己收件箱的人更冷静、更快乐、更高效，也更容易实现工作目标。关键在于制定计划——比如承诺在下午6点后和周末不登录——然后公开宣布。

教练和研究人员告诉我，与你的上司沟通，了解什么是可以接受的，什么是不可以的。如果有必要，进行协商。通常，只要让经理明确具体的指导方针，就能明白没有人期望在两分钟内得到回复。

解放可能适得其反。斯德哥尔摩科学家约翰·伦德斯特伦在休假三周后删光所有邮件时欣喜若狂。一年后，同事质问他为何没推进其嗅觉研究奖项的申请——原来他本可获得一万美元资助金，只需在一周内回复邮件即可。

虽对错失感到恼火，他仍不后悔。

“我盯着几乎空荡的收件箱亢奋了一周，“他说。

如今他阅件不常回复，即便回复也仅寥寥数语。他设置了15分钟邮件接收延迟以避免信息轰炸。最妙的是：他发件越少，收到回复就越少。

他仍记得曾用八小时跨洋航班处理200封邮件，次日收件箱却被回复淹没。

“简直是地狱般的恶性循环，“他感叹道。

培训公司Zarvana首席执行官马特·普卢默建议：通过筛选和文件夹减少垃圾邮件。将新闻简报等非紧急邮件移至待阅文件夹，每周固定时间处理。将重要人物（如大客户、上司）的邮件设为每小时查看的专属文件夹。可进一步细化规则，如标红正文含你姓名的邮件，或将抄送邮件标记为低优先级。但他提醒：“不必花五小时建立复杂系统，随收随整，保持简单。”

“别搞37个邮件文件夹，”他说。

每隔几年，数字与敏捷顾问卢巴·萨哈鲁克就会受到某位效率大师的启发，试图整理收件箱。这种努力通常只能持续几个小时。

“我刚清理完，就他妈丢东西，”她说道，因为文件被误存到莫名文件夹或误删文档。

她曾渴望成为“收件箱清零”派，整洁有序。但最近她想：算了，无所谓。

“该做的事我都完成了，客户也很满意，”她说，“如果混乱就是我的方式，那就是我的方式。”

联系雷切尔·费因茨格，邮箱：[email protected]

刊载于2022年5月23日印刷版，标题为《如何对电子邮件少些纠结》。