@被“入转调离”逼疯的HR们：电子合同真的很香！_风闻

笔者有个在上海知名企业做HR的朋友。自从2019年疫情开始，她吐槽工作的次数就明显多了起来：“一份合同，按规定得几个领导签字后才能生效。可人有时候突然被封了，我上哪让他签字去？这么重要的文件，我总不能直接搞个扫描件再抠图P个签名上去吧？”疫情开始前处理起来毫无压力的“入转调离”等流程，都因为疫情突然陷入困境。一旦员工出现点“意外状况”，流程就全面停滞，对于公司和员工本人来说，都是消耗。

2020年3月人力资源社会保障部办公厅印发的《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》，对于HR们来说，不可谓不是一个好消息。文件明确，“用人单位与劳动者协商一致，可以采用电子形式订立书面劳动合同”。此后，各地竞相推广电子劳动合同。比如2022年8月，浙江省人社厅等5部门就联合发文，力争到2023年6月底， 基本实现电子劳动合同全覆盖。延续30多年的纸质劳动合同将逐步进入电子化新时代，HR也即将进入“无纸化”时代。

电子合同，解放了HR的双手

在人力资源场景中，HR们需要跟员工签署多种类型的合同文件，存在大量的文件签署和管理工作。根据 HR Daily Advisor 研究显示，超过四分之一的HR，日常需花费 25%-50% 的时间在合同或文件的流程管理上。这很大程度上是因为纸质合同的耗材量大，存在一定的文件滞留，因此，从签署到备案存档，整个过程效率低、成本高。另外，纸质合同虽具备法律效力，但存在可能导致效力存疑的风险。

与纸质合同比起来，电子合同的优势是显而易见的。

简单来说，电子合同是指参与方全程在线签署且具备和纸质合同同等法律效力的合同形式。一份合法合规的电子合同，适用于企业员工管理的整个周期，包含身份认证、数字证书、电子签名、时间戳、存证保全和法律支持等服务。

电子合同能在签署、保存、管理和人力资源规划、人才库搭建过程中推动资源配置优化，起到正向作用。将合同以电子文件形式保存，能提高HR们签署、保存、调阅等方面的工作效率，降低相应成本，在同样具备法律效力的基础上还不易被篡改。

所以说，电子合同在某种程度上解放了HR的双手。对人力资源行业而言，只要有自己的系统平台就可以接入电子签供应商的服务，入职手续、合同工协议、员工手册、保密协议、薪酬表单、离职证明等都在电子合同适用的文件范围之内。疫情之下让HR们颇为头疼的公司异地招聘合同签署，员工查阅合同细则，也能通过平台进行操作。

电子劳动合同的调取、储存、应用，并不是随心所欲

电子劳动合同能帮HR节省成本、优化流程，但这并不意味着，它可以被随心所欲地调取、储存和应用。

国家人社部曾提醒，用人单位要提示劳动者及时下载和保存电子劳动合同文本，告知劳动者查看、下载电子劳动合同的方法，并提供必要的指导和帮助。同时，要确保劳动者可以使用常用设备随时查看、下载、打印电子劳动合同的完整内容，不得向劳动者收取费用。劳动者需要电子劳动合同纸质文本的，用人单位要至少免费提供一份，并通过盖章等方式证明与数据电文原件一致。

电子劳动合同的储存期限要符合《中华人民共和国劳动合同法》关于劳动合同保存期限的规定。作为电子劳动合同订立平台，还要留存订立和管理电子劳动合同全过程证据，包括身份认证、签署意愿、电子签名等，保证电子证据链的完整性，确保相关信息可查询、可调用，为用人单位、劳动者以及法律法规授权机构查询和提取电子数据提供便利。

电子合同是对传统合同订立习惯的重大变革。订立电子合同不仅是疫情时期的特殊之需，更是互联网经济发展的大势所趋。让我们共同期待，电子合同的技术发展更加完善，订立流程更安全、简便和快捷。