这些软件，你的董事会都在用吗？_风闻

邮箱与董事会

邮箱是企业信息沟通的主要方式，主要通过收发文件进行不同的议案通知，下发会议文件，通过邮件的方式与董事进行会前的信息沟通。邮件本身的存在就是一个信息传递的过程。企业邮件大多在邮件分发、邮件管控、邮件安全等方面满足客户的需求，在邮件存储、邮件追踪、邮件撤回、邮件归档的功能，企业通过邮件进行信息的沟通与交流，树立企业形象，规范企业内外部信息沟通机制。

在董事会会议场景中，邮件经常被用于会前的议案通知、信息交流、文件传送的过程中。在董事会会议召开十日前，董办通过邮件会将会议通知以及议案发给董事，由于邮件的广泛使用，邮件发送会议通知和议案清洁已经非常普遍。

但是邮件传送董事会文件时不能保证董事会文件的安全，在邮件分发的过程中，容易产生文件的误发等人为因素导致信息泄露，文件传输没有审计追踪，无法保证信息接收者只有目标董事一个。由于董事会机构的特殊性，涉及董事会的文件的保密性应该是非常高的，用邮件的方式无法完全保证文件传发过程的安全。

网盘与董事会

网盘是企业进行信息存储的重要方式，通过购买企业网盘来实现内部信息文件的存储、文件的协作和信息的共享。目前市面上的企业网盘都有各自的特点，联想云倡导自身存储管理、分发共享、权限管理、在线预览。而也有网盘倡导文件存储、查阅、管理等。

在董事会中，网盘通常用来存放董事会有关文件，用来查阅、存储等，诚然，如今网盘越来越多的功能逐渐走出了网盘的单一化，多功能整合，有的网盘在功能中加入了文件在线协同编辑等的功能，丰富了网盘的功能，走出了存储功能的单一化。

但是网盘的使用不能满足企业董事会在文件方面的全部需求，只是在存储文件方面单一功能的满足，在文件方面仍需寻找相关软件来满足自身的需求。董事无法用网盘来作为会议文件协同工作的承载，仍需要通过不同的文件工具对会议文件进行批注。

微信与董事会

微信作为信息交互的工具，原来是社交的工具，后来在工作中使用的也十分广泛。微信是人们目前使用的最广泛的信息交互工具，尤其是企业微信的出现更加便利了企业。企业微信中包括团队协作、人力资源、表单流程、人力管理等第三方应用供用户使用，企业微信开放了微信生态，可以承担各种微信渠道的用户，帮助企业建立自己的私域流量池，企业微信基于与微信的连接, 对客户、客户群、发表的朋友圈信息进行开发, 将多功能整合，满足企业更个性化的管理需求。

企业微信能够便于内部员工进行信息沟通，与外部人间进行联系，建立企业形象。但是企业微信虽然功能强大，但仍然不能满足董事会的需求，只是其中一项需求的满足。

会议软件与董事会

随着2019年末疫情的突然来袭 ，线上会议线上办公的需求增大，会议软件快速发展，钉钉、腾讯会议、QQ会议、ZOOM等会议软件成为企业多数使用的会议软件。

音视频软件帮助董事会会议线上顺利召开，能够帮助董事们线上参加董事会，减少了不能到场开会的困扰。钉钉作为阿里旗下的软件，涵盖的功能比较全面，包括考勤、审批、电话会议、视频会议、钉盘等，帮助企业提升居家办公效率。Zoom也是很多企业视频会议的首要选择，是一款专注于视频会议的应用，在远程视频会议中，是非常有效率的软件。

在董事会会议中，当有特殊情况不能到场开会时，尤其是后疫情时代，疫情常态化防控，涉及到有外籍董事的外企更加需要一款合适的视频软件。

将上述功能整合在一个系统里

董事会涉及到的管理与运作、董事会会议的召开，对上述的功能都有需求。但是多个软件对于董事会的特定场景并不适合，多个软件的切换会对董事会信息的流通造成壁垒，拉慢董事会的效率。

**那如果，上述的所有功能集成在一个系统里呢？**​

会前会后董事云作为董事办公协作、董事会数字化工具，将功能集成，能够在解决企业在董事办公、董事会流程中的所有难题，为董事会线上线下协同进行、文件审批与决议等方面难题提供新答案。会前会后董事云坚持以“5云”服务体系服务客户，通过“云同文”“云审批”“云会议”“云决议”“云问卷”五大解决方案将董事会所需多功能整合，覆盖董事会全流程所有需求。

会前会后董事云通过“云同文”、“云会议”可以实现邮件的文件分发与议案通知、网盘的文件存储、微信的信息交互、会议软件的开会功能等等，将多功能整合，使功能集成于一个系统中，减少多软件的信息壁垒，让信息传达更流畅，将董事会所需多功能整合，功能集成能够大大提高董事会的效率。