会前会后同文系统：改善董事会工作机制，促进董事工作高效运作_风闻

今年1月，国资委网站转发了一篇题为“中国电信：打造支撑服务“四云”平台 赋能外部董事规范高效履职”的文章，并在“典型案例”栏目中予以发布。文章详细介绍了中国电信集团有限公司为外部董事规范高效履职、完善外部董事工作机制而建立的“云阅文、云会议、云调研、云保障”的“四云”平台，展示了中国电信在探索外部董事工作机制创新、推动董事会工作有序开展所做的努力。

一、什么是“四云”平台？

“云阅文”系统：

通过建立以重要文件、重要资料、重要信息等专题组成的参考资料库，全面覆盖与董事行权履职紧密相关的集团重要报告、文件、数据，以及行业热点等信息资料，帮助外部董事全面了解掌握行业发展动态和企业经营管理情况；

“云会议”系列应用：

由高清视频会议系统、无纸化会议系统、会翼云系统等组成，解决了外部董事异地办公情况下参会不便、交流不畅的难题，提高工作效率，降低工作成本，保障了董事会会议、董事会专门委员会会议的顺利召开，并为外部董事参加重要工作部署类会议提供支撑，增强外部董事参与公司重要会议的深度和广度；

“云调研”方式：

统筹运用视频连线、线上演示、电话会议等手段，实现“跨地域、多场景、零距离”地进行业务现场察看、技术问题演示、重要客户访谈、基层员工座谈，帮助外部董事全面了解企业实情，为科学决策提供信息参考；

“云保障”支撑：

运用天翼账号认证登录、网银级加密传输、文件数据分片加密存储等技术手段，为董事会重要文件资料线上归档、使用、管理提供全流程安全保障。

“四云”平台归根结底，是中国电信对数字化技术的大力应用。运用数字化技术优势，持续优化完善外部董事的履职机制，多手段保障外部董事履职需求，从而推动董事会工作的有序开展。

二、企业完善董事会工作机制的尝试

在当代，无论是国有企业还是民营企业，都在不断探索并完善董事会运作模式，帮助董事更好的行权履职。那么企业如何才能实现像中国电信一样的“四云”平台部署，成功完善董事会工作机制呢？

其实“四云”平台概念的提出并不陌生，早些时候，一家总部位于中国香港的上市公司——Azeus Systems，便致力于研究让企业董事更便捷、更顺利履职的办法，以及让董事会会议召开更加高效的解决方案。

公司拥有一支CMMI5级研发团队，经过数年的深耕钻研，成功推出了“会前会后同文系统”，并将该系统向全球中大型上市公司推广。会前会后同文系统以其高性能、高成熟度以及高安全指数在董事会场景中得到了广泛应用，多年来屡获全球嘉奖，闻名业内。截至目前，已在全球100多个国家备受信赖，遍布欧洲、亚太地区、美洲、非洲和中东地区。客户包括各国政府、富时100强公司、财富500强公司、教育行业、金融机构、非盈利组织等。

会前会后同文系统帮助企业客户一举打破了传统董事会会议基于纸张的会议现状，提高了董事参与决策的效率与质量，让董事成员成功履职、董事会会议顺利召开、董事会工作的有序开展迈上了新台阶。

三、会前会后同文系统解决方案

 下面一起来看，会前会后同文系统为完善董事会工作机制推出的解决方案：

1. “文件库”功能

作为安全成熟的共享文件存储库，可全面覆盖与董事相关的集团重要报告、文件、数据等信息资料，方便董事随时随地进行线上检索并查阅文件，有效帮助董事全面了解掌握行业发展动态和企业经营管理情况。同时无需担心资料丢失损毁问题，解决了纸质文件存储弊端。

2. 无纸化会议功能

如遇董事出差或者异地办公的情况，会前会后同文系统为其提供了涵盖公司全年工作会、董事会会议、董事会专门委员会会议等多场景的线上无纸化会议解决方案，为董事参会提供高效便捷的服务。会前会后除拥有会议文件同屏阅读、文件批注、激光笔等会议文档阅读功能，还拥有会议通知及会议文件下发，会中电子投票、文件签署、任务分配，会后会议记录一键导出、会议文件安全存储等功能，覆盖会议全流程。

3. 资料管理安全规范

董事会重要文件资料涉及企业机密，必须有最严格的安全保障。会前会后同文系统可以为文件和用户设置浏览及下载权限、设置水印、审计跟踪用户操作、设备丢失远程一键删除数据等，为董事会重要文件资料存储及管理提供强大的安全保障。同时会前会后同文系统是少数几个能够提供独立部署的软件服务商，为涉密资料提供了至高安全标准环境。

4. 董事会会议及文件分类归档

会前会后可将历次董事会及专门委员会的重要文件，如会议通知、议案文件、表决结果、审批文件、会议记录等，一键打包生成pdf文件，分次分类归档。同时所有会议按时间顺序排列清晰，董事可随时登录软件查阅以往会议及会议文件。实现董事会相关资料台账系统梳理、安全存储、便捷查阅，推动董事会工作有序开展。

新时代新理念，会前会后同文系统站在时代创变的风口之上，帮助企业打造类似“四云”平台，却又胜似“四云”平台的创新董事会运作模式！推动董事工作高效运作，是全球企业集团董事会工作中必不可少的好帮手！