那个表里表气的男同事教给我的13件事_风闻

说起办公软件Excel，用得好那是神器,用不好就只是个表格。

尤其是疫情特殊时期“在家办公”，有的人不受任何影响，工作看娃打游戏样样不耽误；而另一群人，忙忙碌碌一整天，面对着Excel，几万条数据却一行行算。

**如果你也是这样低效地忙碌着，那千万要小心了。**千万不要被别人扣上工作能力差的帽子。

在此送上一份“在线办公者”的Excel使用指南，趁着这段时间，赶紧充充电！

快速翻看工作表

当Excel单个工作簿有多个表单的时候，用鼠标单个点击查看费时费力，有没有什么快捷操作办法呢？

答案当然是有。

操作步骤：一手按住【Ctrl】键，一手按【PgUp】或者【PgDn】键，就可以实现快速切换工作表。

一键比对数据

当核对两列数据是否对应一致时，我们可以使用公式，当然也可以使用更快捷的方式。

操作步骤：选中两列数据，同时按住【Ctrl】+【\】，在【开始】选项卡下选择颜色填充，被填充颜色的数据即为存在差异的数据。

快速两表核对

当进行两个数据表的核对时，巧用选择性粘贴提供的运算功能，会事半功倍。

操作步骤：复制其中一个表格数据后，再选中另一个表格，在【开始】选项卡下的【粘贴】，点击【选择性粘贴】，调出【选择性粘贴】对话框，在“运算”位置选择“减”，点击【确定】。如果粘贴后的结果不为0，则该位置的两表数据存在差异。

快速进行数据拆分合并

简单的拆分合并问题，我们可以使用RIGHT、LEFT、MID、&等来解决，而如果遇到复杂的拆分合并问题，经常会束手无策。 

利用快速填充，可轻松实现数据的拆分合并。

实例1：数据拆分

操作步骤：先在第一行输入拆分后的结果，然后在两列分别向下拖拽，在“自动填充选项”下选择“快速填充”，拆分完成。

实例2：数据合并

操作步骤：先在第一行输入合并后的结果，然后向下拖拽，在“自动填充选项”下选择“快速填充”，合并完成。

快速进行多条件排序

排序或许是我们使用频率最高的功能之一，简单排序或许大家都会，**如果需要按照多个条件进行排序呢？**哪个条件在前，哪个条件在后？估计你也可能把自己绕晕。

如何不用动脑就能快速进行多条件排序呢？可以这么操作。

操作步骤：选中数据表的任意一个单元格，在【数据】选项卡下点击【排序】，主要关键字选择“日期”（升序排列）。点击【添加条件】，次要关键字选择“销量”（升序排列），点击【确定】，完成。

快速设置按笔划排序

需要打印人员名单，偏偏不是按照姓的首字母排，而是按照笔划排？怎么排？动手数数？当然不用，自动搞定！

操作步骤：选中数据列，在【数据】选项卡下点击【排序】，点击【选项】，在【排序选项】对话框中“方法”处选择"笔划排序"，点击【确定】，操作完成。

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使用下拉菜单限制输入

汇总信息时，我们经常会陷入窘境。比如单单就性别这个信息，就有男、男性、男生等等写法，这给后期的数据整合带来了巨大的不便。

如何保证数据填写的规范、准确？那就要变输入为选择，使用数据验证轻松实现。

操作步骤：选中数据区域，在【数据】选项卡下点击【数据验证】，在【数据验证】对话框中，“允许"下选择【序列】，来源直接输入，输入项之间用英文逗号隔开，点击【确定】。

当下拉菜单的可选择项比较多时，我们可以选择导入的方式。

操纵步骤：选中数据区域，在【数据】选项卡下点击【数据验证】，在【数据验证】对话框中，“允许”下选择【序列】，来源位置点击导入按钮（上箭头图标），选中已经准备好的菜单项区域，点击【确定】。

一键生成Excel图表

一想到生成图表，我们就会想到各种操作步骤。其实，不用那么麻烦，一键帮你快速完成。

操作步骤：选取数据区域，同时按住【Alt】+【F1】，一键插入图表。插入完成后，我们可以根据自己的需要进行图表的美化设置。

快速进行合并单元格求和

合并单元格似乎是大家的最爱，但运算时却是障碍。面对布满合并单元格的数据表，如何进行数据求和等运算？

我们可以采用这种思路：合并单元格的里每个小格的总值，都存储在左上角的第一个单元格中，此事例总销量减去除第一个合并单元格外的值，则为第一个合并单元格的值。

公式为=SUM(E2:E6)-SUM(F3:F6)

这里要注意的是因为**合并单元格的总值都存储在左上角的第一个单元格中，**所以要减去除了f2以外的所有单元格。

操作步骤，首先要选中所有的要计算的合并单元格区域，输入公式后，同时按住【Ctrl】+【Enter】。

快速进行年龄/工龄计算

年龄、工龄等的计算我们经常遇到，有没有什么函数能帮助快速计算呢？

当然有，那就是**DATEDIF函数。**DATEDIF函数不是Excel中直接嵌入的函数，需要我们自己输入。

DATEDIF函数的语法结构如下：

=DATEDIF（开始时间，结束时间，间隔表示）

计算年龄/工龄的间隔表示用年，即“Y”表示。

实例1：计算年龄

=DATEDIF(B2,TODAY(),“Y”)，结束时间用今天的日期，用today()表示。

向下拖拽填充即计算完毕。

实例2：计算工龄

=DATEDIF(D2,TODAY(),“Y”)，结束时间用今天的日期，用today()表示。

向下拖拽填充即计算完毕。

快速创建数据透视表

如何根据数据记录明细清晰准确地计算出不同品类数据的情况？当然我们可以对表格先进行排序，再挨个计算，也可以使用函数。

有没有更简单直接地方法？数据透视表就是来解决这个问题的。

例如如何根据销售记录明细清晰准确地计算出不同城市不同品类商品的销售情况(销售额)？

操作步骤：单击数据区域的任意一个单元格，在【插入】选项卡下，点击【数据透视表】，在【数据透视表字段】对话框中，“行标签”中拖入字段“城市”，“列标签”中拖入字段“商品”，“值标签”中拖入字段“销售额”，统计完成。

快速计算占总计的百分比

如何计算各品类商品占总计的百分比？数据透视表当然也可以轻松搞定。

操作步骤：创建“各品类商品的销售额”的数据透视表，右键单击标签“求和项：销售额”，在“值显示方式”选择“总计的百分比”，统计完成。

快速计算月度/季度的数据情况

根据以天为单位记录的数据明细，如何进行月度的或者季度的统计？

想必你又头大了吧？不要紧张，使用数据透视表的组合功能就能解决。

以下表为例：

操作步骤：创建“不同日期下的销售额”的数据透视表，右键单击数据透视表“行标签”下的任意一个单元格，选择“组合”，在【组合对话框】下的“步长”选择“月”，点击【确定】，操作完成。

学会了快速计算每月的数据情况，每季度的数据同理，在【组合对话框】下的“步长”选择“季度”，点击【确定】，便操作完成。

今天的内容就到这里了，大家赶快操练起来吧！

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