如何在检查员到访您的小企业时保持冷静 - 彭博社

摄影：Tim Brakemeier/AP照片**问题：**当州或地方监管机构出现在我们的业务时，处理事情的最佳方法是什么？国税局的审计已经够糟糕了，但我们还会收到安全和合规的突击检查。

**答案：**代码执行官、安全检查员和其他监管机构通常会在没有通知的情况下出现——而且往往是在小企业主最糟糕的时刻。如果你不知道如何处理他们的来访，他们的出现可能会引发恐惧和挫败感。我向三位专家提出了你的问题，并列出了以下的注意事项：

**保持积极。**欢迎官员并请求陪同他们进行检查。如果你绝对无法抽出时间这样做，解释原因并请他们稍后再来。要友好和尊重，并确保你理解任何访问的目的。“保持冷静、专注和专业。询问他们在何种权威下工作并要求出示证件是合理的。你有权要求具体的命令，授予他们检查场所的权力，”风险管理主任查尔斯·凯洛格说，BBSI是一家为全国超过3000家小型和中型企业处理人事问题和风险管理的公司。

将现场访问视为建立关系的机会，并意识到你的态度可以决定结果，纽泽西州立法者、蒙茅斯大学市场营销副教授艾米·汉德林说。“关键是商业人士要认识到他们在这些情况下并非无能为力，”她说。“他们与官员的沟通和后续跟进可以决定是一次争执、浪费时间的遭遇，还是至少在双方都能建设性的互动。”

回答问题并及时跟进。 一些代码违规可能会引发每日罚款和其他处罚，汉德林在她的书中指出，做自己的游说者：如何让你的小企业在州和地方政府中拥有更大的影响力（普雷格，2010年）。如果你不尽快处理这些问题，费用可能会迅速增加。大多数情况下，在现场检查中发现的问题并不难解决。“在大多数情况下，这些检查相对无害。他们需要找到一些东西，但通常很简单：需要张贴化学安全说明，或者灭火器或烟雾探测器过期了，”达拉斯商业顾问和作者迈克尔·E·麦格拉斯说，他拥有几家定期接受检查的小企业。

如果你的公司存在安全隐患，了解并纠正这些隐患将改善你的底线。“当员工在工作中受伤时，工人赔偿保险会支付他们的医疗费用和工资。工人赔偿的保费通常与对保单的索赔有关。索赔越多，成本就越高，”凯洛格指出。

利用免费的帮助。 职业安全与健康管理局为小企业主提供 免费的咨询服务。使用此服务的人可能有资格获得为期一年的例行检查豁免。“咨询在现场进行，由专业培训的工作人员提供，并且是保密的。你需要纠正严重的工作安全和健康隐患，但在安全和避免未来事件方面的好处是显著的，”凯洛格说。

如果检查不顺利，不要惊慌。 “有时候，检查员可能在执行他们自己的任务，或者他们很傲慢并提出要求，”麦格拉斯说。“如果你遇到州政府的问题，通常可以向你的州代表投诉——如果是联邦问题，则向你的国会议员投诉。他们通常会尝试提供帮助。”汉德林说，表现出愤怒和怨恨，抱怨政府干预，或阻碍进入你的场所只会使情况变得更糟。绝对不要试图迎合或向检查员提供礼物。

如果需要，不要犹豫寻求专业人士的帮助。 如果检查员声称存在严重问题，请要求告知所指控的违规行为的确切性质、如何测量以及你的选择是什么——无论是支付罚款、参加听证会还是进行调解，汉德林说。“如果你收到法律命令，强制你采取一些极其繁重、昂贵或在你看来不公平的纠正措施，请咨询律师。”许多公司会请安全顾问制定计划，以解决检查中暴露出的担忧，凯洛格说。“许多公司的另一个考虑是实施安全激励计划，以奖励在没有伤害或安全违规的情况下达到里程碑。”