如何在检查员到访您的小企业时保持冷静 - 彭博社
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摄影:Tim Brakemeier/AP照片**问题:**当州或地方监管机构出现在我们的业务时,处理事情的最佳方法是什么?国税局的审计已经够糟糕了,但我们还会收到安全和合规的突击检查。
**答案:**代码执行官、安全检查员和其他监管机构通常会在没有通知的情况下出现——而且往往是在小企业主最糟糕的时刻。如果你不知道如何处理他们的来访,他们的出现可能会引发恐惧和挫败感。我向三位专家提出了你的问题,并列出了以下的注意事项:
**保持积极。**欢迎官员并请求陪同他们进行检查。如果你绝对无法抽出时间这样做,解释原因并请他们稍后再来。要友好和尊重,并确保你理解任何访问的目的。“保持冷静、专注和专业。询问他们在何种权威下工作并要求出示证件是合理的。你有权要求具体的命令,授予他们检查场所的权力,”风险管理主任查尔斯·凯洛格说,BBSI是一家为全国超过3000家小型和中型企业处理人事问题和风险管理的公司。
将现场访问视为建立关系的机会,并意识到你的态度可以决定结果,纽泽西州立法者、蒙茅斯大学市场营销副教授艾米·汉德林说。“关键是商业人士要认识到他们在这些情况下并非无能为力,”她说。“他们与官员的沟通和后续跟进可以决定是一次争执、浪费时间的遭遇,还是至少在双方都能建设性的互动。”
回答问题并及时跟进。 一些代码违规可能会引发每日罚款和其他处罚,汉德林在她的书中指出,做自己的游说者:如何让你的小企业在州和地方政府中拥有更大的影响力(普雷格,2010年)。如果你不尽快处理这些问题,费用可能会迅速增加。大多数情况下,在现场检查中发现的问题并不难解决。“在大多数情况下,这些检查相对无害。他们需要找到一些东西,但通常很简单:需要张贴化学安全说明,或者灭火器或烟雾探测器过期了,”达拉斯商业顾问和作者迈克尔·E·麦格拉斯说,他拥有几家定期接受检查的小企业。
如果你的公司存在安全隐患,了解并纠正这些隐患将改善你的底线。“当员工在工作中受伤时,工人赔偿保险会支付他们的医疗费用和工资。工人赔偿的保费通常与对保单的索赔有关。索赔越多,成本就越高,”凯洛格指出。
利用免费的帮助。 职业安全与健康管理局为小企业主提供 免费的咨询服务。使用此服务的人可能有资格获得为期一年的例行检查豁免。“咨询在现场进行,由专业培训的工作人员提供,并且是保密的。你需要纠正严重的工作安全和健康隐患,但在安全和避免未来事件方面的好处是显著的,”凯洛格说。
如果检查不顺利,不要惊慌。 “有时候,检查员可能在执行他们自己的任务,或者他们很傲慢并提出要求,”麦格拉斯说。“如果你遇到州政府的问题,通常可以向你的州代表投诉——如果是联邦问题,则向你的国会议员投诉。他们通常会尝试提供帮助。”汉德林说,表现出愤怒和怨恨,抱怨政府干预,或阻碍进入你的场所只会使情况变得更糟。绝对不要试图迎合或向检查员提供礼物。
如果需要,不要犹豫寻求专业人士的帮助。 如果检查员声称存在严重问题,请要求告知所指控的违规行为的确切性质、如何测量以及你的选择是什么——无论是支付罚款、参加听证会还是进行调解,汉德林说。“如果你收到法律命令,强制你采取一些极其繁重、昂贵或在你看来不公平的纠正措施,请咨询律师。”许多公司会请安全顾问制定计划,以解决检查中暴露出的担忧,凯洛格说。“许多公司的另一个考虑是实施安全激励计划,以奖励在没有伤害或安全违规的情况下达到里程碑。”