21世纪会议 - 彭博社

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我们都经历过：你坐在会议桌前，盯着一个黑色的电话盒子。在经历了数月的12小时工作日和失眠的夜晚后，突破项目的命运悬挂在这一次电话会议上。像个上学的小孩在第一次拼写比赛前那样紧张，你大声说出你最好的推销词。沉默。在这尴尬的安静几秒钟里，你只能想象另一端发生了什么：皱着眉头？撇着鼻子？还是对你深刻的智慧点头？

这时你会希望自己当初花了2500美元买那张红眼航班的票。因为即使是最有效的电话会议也无法传达你在生死攸关的商务会议中需要说、听或感受到的一切。

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听科学家的。三十七年前，已故的人类学家和传播学教授雷·L·伯德怀斯特尔证明，在对话中，少于35%的信息是通过口头语言传达的——其余65%是通过面部表情和肢体语言传达的。天普大学教授、国际存在研究学会会长马修·隆巴德说：“没有视觉，你会错过大部分非语言线索。”

因此，当几家科技公司推出新的视讯会议设备，承诺填补这些空白时，去年的希望高涨。惠普（HPQ）、思科系统（CSCO）和Polycom（PLCM）等公司的系统似乎无异于会议室版的《星际迷航》全息甲板。利用视频、音频和宽带技术的突破，他们声称创造出如此逼真的体验，以至于相隔数千英里的参与者看起来（更重要的是，感觉上）就像在同一个房间里。“这是下一个大事，”LifeSize Communications Inc.的首席执行官克雷格·马洛伊说，该公司生产了第一批高清晰度视频系统之一。“它填补了必须亲临现场喝啤酒的会议和普通电话会议之间的空白。”

回到未来

其效果是创造一种观众与被观看者之间无缝连接的错觉。惠普的Halo系统和思科的TelePresence 3000使用巨大的50到65英寸高清屏幕，展示坐在会议桌后的人，这张桌子的颜色和形状与观众使用的完全相同。Polycom作为传统会议设备的长期领导者，开始在一月份销售其自己的先进逼真系统，尺寸更大、设计更复杂，配备8英尺宽的屏幕。这种感觉通过先进的音频得到了增强，让每个人都可以同时交谈而不会相互干扰。站起来走过房间时，对于另一端的人来说，你的声音会随你而动。

但是等等。我们之前不是听说过视频会议将使商务旅行变得过时吗？事实上，听过很多次。很少有领域如此容易受到炒作。首先想到的例子是AT&T（T）在1964年世博会上展示的Picturephone，但几年后由于需求疲软而被取消。还有很多其他例子。

那么，有什么理由相信这种被行业广泛称为“远程呈现”系统的新设备会更接近改变我们所知的商务会议——甚至替代一些商务舱机票吗？为了找出答案，商业周刊虚拟和实际地前往一些已经投入这场视频会议革命的公司，并试用了他们的系统。

关于早期采用者，首先要知道的是，他们并不是办公园区中的孤立点——他们有大量资金可供支出。虽然基本系统的费用为每个房间8,000美元，但更复杂的显示系统的价格可以飙升至每个房间392,000美元，网络管理费用每月可在6,000美元到18,000美元之间波动。

‘这太强烈了’

一个典型的用户是私募股权明星黑石集团。每周几次，首席执行官斯蒂芬·A·施瓦茨曼会在公司位于公园大道的纽约总部的一个光滑会议桌旁召集高级管理合伙人进行五方视频通话，讨论一些位于西北部的房地产出售，或者对Tribune Co.的竞标（TRB）在三块宽大、闪亮的高清彩色屏幕上，来自黑石在伦敦、香港、孟买或巴黎等遥远地方的高管们出现。黑石在全球设有40个视频会议室。一位高管对该系统如此着迷，以至于他在办公室里全天保持会议连接。“我们非常支持视频会议，因为它提升了会议的质量，”黑石的首席信息官哈里·D·莫斯利说。

金融和咨询公司尤其是热衷于购买。德勤美国正在安装12个由Polycom制造的25万美元的视频会议室，以便各个业务部门可以就外包想法进行合作或面试来自印度的求职者。AIC Ventures是一家房地产投资公司，拥有三个视频会议室：一个在其位于德克萨斯州奥斯丁的总部，一个在达拉斯，还有一个在芝加哥。它们用于从审查新网页设计到庆祝一笔大交易的完成（现在清晰可见）的桌面锣声。

根据研究机构Wainhouse的Andrew Davis，整个行业在2006年出货了164,000个全房间系统，比2005年的135,000个增长了21%。但这并不包括新的远程呈现系统，IDC估计去年出货了约250个单位（IDC）。该研究公司预计，出货量将在2008年增长到1,660个单位。

这些新系统具有一种“看了才相信”的特质，使它们与旧产品有明显的区别。就像你第一次在当地消费电子商店的50英寸高清电视上观看足球比赛时的感觉。“哇！”NTT Communications（NTT）的高管池田修一在第一次看到思科的三屏设置时惊呼道。“这太震撼了。”池田与一些同事一起走进思科位于纽约的办公室，讨论NTT成为海外电信合作伙伴的事宜。

为了实现如此高质量所需的大量数据容量，您可以感谢电信巨头们。多年来，他们铺设了更高效的通信线路，提高了处理视频和语音流量的能力，同时降低了成本。而高清晰度视频显示技术的进步使屏幕分辨率比标准彩色电视提高了10倍。

这些技术进步与许多高管感到他们的旅行安排已达到临界点的感觉相吻合。随着公司越来越全球化，关系变得越来越分散。根据Nemertes Research的数据，今天91%的员工不在总部工作。路上的生活本来就不轻松，但911事件增加了压力。

这种疲惫感促使杰弗瑞·卡茨伯格对视频会议进行大胆思考。梦工厂动画公司的首席执行官（DWA）曾经每三周从洛杉矶飞往位于英国布里斯托尔的公司办公室一次。他下午2点出发，第二天早上7:30到达；工作到第二天晚上7:30；然后再乘坐10小时的航班回家。此外，他几乎每周都要飞往公司位于北加州的分部。“我和与我同行的几个人所承受的磨损和疲惫，真的非常非常艰难，”卡茨伯格回忆道。

结晶化

在2002年秋季，卡茨伯格挑战他的技术团队想出一种方法，将他的创意团队虚拟地聚集在一起。卡茨伯格是一位经验丰富的制片人，他的生活就是将角色带到银幕上，他推动团队创造出一种技术透明且体验几乎真实的东西。为了寻求帮助，首席信息官埃德·伦纳德找到了HP，这是一家长期以来与梦工厂合作的技术伙伴。HP在2005年底完成了该系统，并在去年推出了Halo。

梦工厂所称的B2B会议室模拟了一个典型的董事会议室，配有一张大会议桌。会议参与者坐在桌子的一侧，而他们的远程同事坐在对面，背后是三台巨大的平面显示器上反射出的类似木桌。第四个屏幕位于其他显示器上方，允许所有参与者在讨论动画电影场景时查看相同的图纸和故事板。

在一个二月的日子里，系统的一个修改版本正在展示，卡岑伯格和一个创意团队正在与喜剧演员杰瑞·宋飞一起为即将上映的动画电影蜜蜂电影排练一些场景。宋飞在他位于曼哈顿中城的办公室里有两个大型黑色平面屏幕呈“V”字形排列。他坐在一把黑色办公椅上，身后是一张浅色沙发。卡岑伯格坐在他位于加州格伦代尔的办公室的沙发上，面对着一个屏幕。从某种超现实的角度来看，感觉就像宋飞在同一个房间里。

在电影中，一只蜜蜂（由宋飞配音）离开蜂巢，惊恐地发现人类一直在偷他的蜂蜜。在这个会议上，宋飞自由地建议对剧本进行调整，就像他在桌子上向卡岑伯格和团队推纸一样。“我们能做那个卡车的事吗？”他问。“只需回到那个时刻，让我看看带有画面的台词，”宋飞说。他的右侧屏幕迅速变化，因为洛杉矶的某人正在屏幕上输入新的语言。几乎瞬间，相关的故事板出现在显示器上。双方来回滚动，没有太多麻烦或困惑。“这真是太棒了，”宋飞后来表示。“我本不打算搬到洛杉矶，所以如果这不可能，我认为杰弗里和我不会达成协议。”

这样的面对面交流使参与者能够发现意义——对一个想法的理解，对一个概念的具体化——以其他方式可能无法实现的方式。考虑一下最近在麦克森公司（MCK）的会议，这是一家主要的医疗设备和服务供应商。位于旧金山总部的两名技术人员与亚特兰大地区办公室的三名技术人员就思科设置进行对峙，讨论如何与供应商进行虚拟贸易展。大约进行到一半时，首席信息官兰德尔·N·斯普拉特走进来，坐在旧金山。

如果会议是通过电话进行的，另一边的人将完全不知道他们的老板在房间里。但通过视频，亚特兰大的员工在看到斯普拉特时坐直并向前倾。斯普拉特向同事埃里克·舒格发出一连串问题：“我们不是在告诉供应商我们不需要你们的销售人员吗？”他问。“你和供应商谈过这个吗？”舒格转过身，直接看着显示器与亚特兰大的人交谈，提出一个问题而不需要提到他在和谁说话——房间里的每个人都很清楚。亚特兰大的同事回应，大家都点头表示赞同。“好主意，”舒格说。

想象一下，如果视频和音频不流畅，这个交流会是怎样的。“会有让创造力窒息的停顿，”舒格说。麦克凯森公司已经测试了思科的系统几个月，计划在今年将现有的2个会议室增加到7到12个。该公司估计，飞来飞去的费用为1100美元，因此每周仅需2.5次出差就能支付这一周的视频会议室使用费。斯普拉特说：“每个人都宁愿使用这个而不是旅行。”

不过，有没有证据表明视频会议——无论多么真实——会对商务旅行产生真正的影响？目前还没有。根据美国运通（AXP）公司的商务旅行部门，目前的价格下，远程会议系统主要被非常大的公司和高管使用，正如IDC网络副总裁李·道尔所说，他们“厌倦了坐飞机”。但根据美国运通公司的数据，企业旅行的整体需求仍然强劲。事实上，国家商务旅行协会在2006年底进行的一项调查发现，68%的企业旅行经理预计他们的公司今年的出差次数将比去年更多。

这可能会改变。随着燃料和其他费用的上涨，平均商务旅行的成本——包括机票、租车和酒店——预计在2007年将上涨近5%。分析师表示，新的视频系统价格每年应下降10%到15%。

随着技术成本的降低，组织也可能找到将其适应于自身独特文化的方法。并不是每个人都想要或需要一个完整的会议室设置。考虑一下HOUSE Productions & Casting，这是一家位于纽约的公司，负责组织和进行电影、电视节目和广告的试镜。董事会会议室的环境会让这些艺术家感到不适。因此，在他们位于曼哈顿下西区的阁楼式办公室里，他们安装了LifeSize Communications的系统，使用一台50英寸的高清屏幕来观看来自加利福尼亚州西好莱坞的参与者试镜。HOUSE的创意和选角导演亚当·约瑟夫说：“我们是一个轻松、放松的视频会议场所。”

在思科，首席执行官约翰·T·钱伯斯设想有一天，高质量的视频技术将变得如此便宜，以至于家庭之间可以通过视频会议相互连接，仅仅是为了“闲逛”，一个客厅连接另一个客厅。这就像回到1964年世博会，但有宽带和高清电视。但为什么止步于此呢？在一个唤起马歇尔·麦克卢汉全球村的举动中，思科在1月宣布将向五个国家的政府捐赠完整系统：埃及、约旦、黎巴嫩、土耳其和阿拉伯联合酋长国。这个想法是通过利用高质量视频的能力来改善这些国家之间的沟通与合作。

在一个充满政治和文化紧张的世界中，视频提供了一个至少开始讨论的机会，坦普尔大学的隆巴德说。“这是一个让[人们]在平等基础上见面的机会，并且可以更频繁地进行，”他说。“这并不会让人们和睦相处，但它使他们不至于孤立。”

作者：罗杰·O·克罗基特，梅根·塔克在纽约