帮助您穿越出口丛林的软件 - 彭博社

谈到繁文缛节，出口的复杂过程可谓名列前茅。将货物运往海外需要填写大量表格，遵守众多规定，并与许多可能不讲你语言的人打交道，以至于成千上万的小公司无奈地选择只与美国客户合作。“很多公司避免出口，因为他们认为这太麻烦，”国家国际贸易文档委员会（NCITD）执行董事罗伯特·温莎（Robert Windsor）说，该委员会是一个位于弗吉尼亚州亚历山大的组织，帮助人们走出出口迷宫。

尽管有诸多麻烦，但新手仍然可以弄清出口的复杂性。最佳途径是使用能够自动生成表格、确保遵守规定并跟踪海外客户的计算机软件。

小包裹。这个努力通常是值得的。小型制造商发现，出口可能是快速且可靠的双倍销售方式。尽管每年约5800亿美元的美国商品出口中，大宗商品如波音和通用电气的产品占主导地位，但小型货物实际上更为普遍。根据美国人口普查局的数据，1991年，52%的所有出口交易的价值低于10,000美元，而该局是出口商必须发送文件的众多机构之一。

由于即使是小型货物也需要固定数量的文书工作，如果你效率不高，就不值得去做。“而你能用来做到这一点的唯一工具就是软件，”《出口商》（The Exporter）杂志的出版商莱斯利·斯特罗（Leslie Stroh）说，该杂志总部位于纽约。有约两打公司销售出口自动化软件。其中包括位于纽约的Syntra；位于弗吉尼亚州雷斯顿的Export Software International；以及位于芝加哥的International Software Marketing。

NCITD，也被称为国际贸易便利化委员会，是获取不同可用软件包信息的良好来源（703 519-0661）。从5月26日至28日，该组织将在华盛顿地区举办一个博览会，届时将展示大部分软件。

这些程序的起价为5000美元，适用于IBM兼容的个人电脑。较大的出口商可能希望投资成本超过250,000美元并运行在IBM AS/400小型计算机上的系统。这听起来可能是一笔巨款，但如此高度专业化的程序从头开发的成本会更高。由于每种类型的出口交易都是不同的，Stroh建议公司首先通过与需要文档的相关方联系来评估他们的需求。大多数出口商与被称为货运代理的公司打交道——这些公司促进交易并帮助您与外国的出口经纪人建立联系。货运代理在黄页中列出。您当地的港口管理局和商会可以帮助您选择一个好的货运代理。

大多数程序帮助您创建完成出口交易所需的许多不同文档。其中包括商业发票、原产地证书、不同语言的装箱单、与政府机构的通信以及出口申报表。如果没有这些软件，您将不得不逐个输入所有这些文档。

完全匹配。这可能是一项繁琐的工作，因为需要的细节水平很高。例如，当印度的客户想要进口您的货物时，您通常需要从该客户的银行收到一封信用证。“如果您的文档与信用证不完全匹配，您可能无法获得付款，”Syntra的总裁Pano Anthos说。Syntra的X-TRA程序起价为10,000美元，适用于IBM兼容的个人电脑，具有文字处理和数据库功能，允许您快速将所有外国银行所需的适当法律条款和财务信息插入到您的发票中。

这些程序还可以帮助出口商遵守众多国内和国际法规。未能遵守其中任何一项可能会导致巨额罚款和不良宣传。其中最棘手的是被称为拒绝表筛查的限制。美国政府保留了哪些国家被禁止接收某些产品的广泛名单。例如，“你不能将直升机零件运往伊拉克，”H.B. Ulrich & Associates的董事长亨利·乌尔里希（Henry Ulrich）说，该公司是位于梅尔维尔（纽约）的AS/400计算机出口软件供应商。他的程序提供了敏感产品（如化学品和高科技组件）的限制表。

虽然大多数出口货物是装载在海轮上的，但有些是通过空运发送的。这通常成本更高，但速度更快。联邦快递、联合包裹服务和DHL都为希望实现自动化的出口商提供帮助——在某些情况下，甚至是免费的。如果你每天至少发出五个货物，联邦快递（901 369-3600）甚至会为你提供一个名为PowerShip的免费硬件和软件系统。

出口软件的前沿技术涉及被称为电子数据交换（EDI）的技术。现在有许多方法可以电子发送文件，而不是将计算机生成的表格邮寄给货运代理、客户、银行和政府机构，前提是你有一个调制解调器。

海关计划。但要小心。每个国家和行业往往都有自己的EDI标准。因此，发送服装所需的电子表格与运输计算机零件所需的不同。美国海关服务局打算解决这些不兼容性。它目前正在测试一个名为自动化出口系统的广泛电子方案。大多数出口软件公司可以提供程序，帮助你开始使用这项技术。

由于这种类型的软件不在商店出售，您需要直接与公司联系以安排演示。您会注意到这些程序没有大多数流行商业软件的漂亮图形和窗口。但在过去几年中，出口自动化程序变得更易于使用。

尽管如此，纽约市场研究公司贸易数据报告表示，只有大约22%的拥有20到100名员工的制造商出口他们的商品。如果您的公司属于其他78%，购买软件以建立一个顺畅运行的出口系统可能是您可以做出的最佳投资之一。