摆脱纸张只是个开始 - 彭博社

两年前，康涅狄格互助人寿保险公司正淹没在纸张的海洋中。当其120万保单持有人遇到问题时，哈特福德公司的某人常常不得不呼叫存放在一个足球场大小的仓库中的档案。装满纸张的货车每小时在办公室和仓库之间穿梭。高级副总裁简·L·斯凯特斯说，简单的保单变更“可能需要几周时间”。

如今，访问康涅狄格互助的人可能会想知道它是否仍在保险业务中。客户代表坐在IBM个人电脑前，调出所有必要的表格和信件——转换为电子形式——以回答大多数问题。结果是：查询的响应时间从五天缩短到几个小时，参与人数减少了20%，生产力提高了超过35%。斯凯特斯说：“这给了我们巨大的竞争优势。”

然而，这种优势并不仅仅来自于简单地摆脱那些膨胀的档案——这本身就是一项不小的成就。从纸张中提取信息并将其压缩到计算机中的最重要好处是有机会彻底重新思考公司如何开展业务。

公众敌人第一号。考虑一下当你摆脱那些不起眼的商业表格时会发生什么。尽管计算机在美国企业中泛滥，分层商业表格在其发明100年后仍然是商业的主食。从你的费用报表到数百万美元的设备订单，仍然在纸质表格上完成。摩尔公司，领先的生产商，估计表格占美国企业每年生成的2.5万亿页中的三分之一。摩尔估计，企业在处理表格上花费了1000亿美元。

现在，康涅狄格互助保险公司以及其他几十家公司和政府机构已将这份文件确定为在重组、精简和重新设计核心操作方面的头号公敌。纸质表单占用太多空间，处理成本过高，并且计算机难以处理。扫描仪仍然无法准确将手写文字转换为计算机代码，而将信息重新输入计算机不可避免地会导致错误。最糟糕的是，纸质业务将企业的运作速度拖慢到纸张从一个文员的桌子缓慢移动到下一个文员的速度。

因此，组织正在尝试使操作在没有纸张的情况下运作。他们正在使用工作流自动化，为电子文档自动从一个桌子传送到另一个桌子铺设路径，所需时间仅为纸质文档物理移动所需时间的一小部分。他们正在使用“智能”表单，这些表单看起来与纸质表单一模一样，但可以在输入时捕捉错误，甚至可能能够自动路由到正确的工作人员。

但是，解决一家公司的纸张堵塞问题只是解决方案的一部分。这就是为什么公司纷纷采用一种称为电子数据交换（EDI）的系统，这是一种帮助供应商、制造商及其客户直接进行计算机对计算机通信的方案。与其发送纸质表单来订购新的橡胶鞋底并等待几天才能处理文书工作，不如鞋制造商的计算机会自动在鞋底制造商的计算机中输入订单，同时通知仓库、工厂、会计部门、账单部门和运输部门。

这种无纸化流程在尽可能多的交易中应用时确实能带来回报。例如，通用电气公司表示，它已经实现了处理80%业务交易通过直接EDI链接的目标的一半。目前，GE的系统涉及2500个交易伙伴，每年消除了近400万份商业表单——仅在GE这一端。GE的EDI服务经理埃德·马尔科姆预测，最终将节省“数千万美元”。

事实上，在经过几年的孕育后，EDI的使用已达到临界质量。目前大约有37,000家美国公司积极参与，1987年时仅有2,000家，预计明年参与的公司数量将是现在的两倍。即使现在，沃尔玛和通用汽车公司也更倾向于不与纸质供应商做生意。他们必须使用EDI来接收订单并进行电子响应。不过，这一切所需的只是个人电脑、调制解调器以及来自TSI国际或IBM等公司的EDI软件。对于沃尔玛来说，更紧密的联系对其避免库存积压和降价的战略至关重要。

高兴的税务官。与此同时，加拿大皇家银行正在努力使其所有1,600个分行——北美最大的网络——几乎100%无纸化。他们已经在开设账户和申请贷款等任务中大幅减少了纸质表单的使用。工作人员可以在桌面电脑上调出客户的信用历史，并当场批准一些贷款。当信息被锁在文件柜中时，这是不可能的。

美国政府，世界上最大的文书工作工厂，甚至有更大的计划。五角大楼的计算机辅助采购和后勤支持（CALS）倡议已经进行了七年，旨在用电子媒体取代复杂武器系统中的纸质文件。例如，一架喷气式战斗机的服务手册，可能会有数千页，可以放在光盘上。国防承包商的贸易组织国家安全工业协会估计，CALS可以将武器开发的时间缩短40%。EDI还将帮助军方采购每天购买的50,000种价值25,000美元或以下的物品。

美国国税局每年处理17亿份纸质文件，已启动一项80亿美元的计划，力争在十年末几乎实现无纸化。国税局的目标之一是电子接收1亿份报税表，而今年仅为1100万份。其好处包括将退税处理时间从六周缩短到两周，并使纳税人能够即时获取旧的报税表。如今，这些报税表的查找可能需要10周。

仅仅消除纸张并不一定能提高生产力。“如果你只是电子复制这个纸张工厂，那你就没有取得任何成就，”位于新泽西州马瓦的咨询公司Roy Walters & Associates的总裁罗伯特·詹森说。但如果你废除围绕纸质表格形成的繁琐程序，就能在生产力和竞争力上取得重大进展。

无形的空白。这就是西尔斯、罗巴克公司Discover Card部门发生的事情。为了注册一个新商户，过去需要六份表格和平均14天的处理时间。但如今，便携式计算机只需一次捕获相同的信息，中央主机帮助一组工作人员在一天内完成审批周期。

当然，随着越来越多的纸张转化为电子数据，80亿美元的商业表单行业将面临剧烈变化。“许多商业表单将会消失，”标准注册公司的总裁约翰·K·达拉赫担心，标准注册公司是第二大参与者。达拉赫认为，随着这些表单的消失，行业在10年内可能缩减到60亿或70亿美元。最大的表单制造商，价值25亿美元的多尔公司，已经感受到影响。其1991年的收益为8800万美元，比1989年的纪录下降了56%，部分原因是经济衰退。在1992年前九个月，其收益比去年下降了30%。“表单业务已经成熟，”多尔北美公司的总裁约翰·R·安德鲁赫说。

因此，摩尔及其竞争对手正在为他们自己的电子未来做好准备。他们开始销售电子表单软件，并且在为客户设计表单的几十年后，他们认为自己了解企业如何使用信息。因此，他们想成为信息顾问。不幸的是，这意味着要与电子数据系统、IBM和安德森咨询等行业巨头正面竞争。

显然，计算机不会在一夜之间完全取代办公室的纸张。仍然存在许多障碍。例如，早在1985年，汽车工业行动小组就预测，通过减少汽车制造商与其零部件供应商之间的纸张流动，到1988年，平均每辆车的生产成本将降低200美元。然而，这种节省从未发生，因为汽车制造商无法就如何格式化EDI消息达成一致。即使在今天，通用汽车和福特汽车公司也尚未就内部EDI计划达成一致。而且，你可以肯定，他们仍然有比他们希望的更多的纸张。但他们说，很快，他们将会减少纸张的使用。