连首席财务官都能喜爱的软件 - 彭博社

计算机，这个现代时代的聪明傻瓜，正在获得一定的街头智慧——这引发了高层企业财务人士的新兴趣。首席财务官们长期以来将计算机 relegated 到后台，让它无意识地处理客户账单等例行事务的数字。但现在它可以作为战略规划工具和全方位的财务顾问，突然在企业高层中受到欢迎。现在有新的软件可以让计算机模拟人类推理——以一种即使是最顽固的反技术者也能接受的用户友好方式。

首席财务官们越来越多地受益于计算机提供的预测、发现趋势和问题点以及呈现选项的能力。想知道本周和明年六月运输货物的最便宜方式吗？或者现金流低于标准的浪费在哪里？或者什么资本支出在战略上是合理的？或者什么是最佳的员工持股计划？

“伟大的捷径。”虽然目前只有少数公司正在利用这些软件，但这个名单正在增长。“你会看到这种智能开始渗透到财务领域的各种应用中，”波士顿咨询公司Arthur D. Little Inc.的高级顾问查尔斯·A·克里斯蒂说。大多数用户是需要跟踪庞大收入流和国际货币波动的大型公司，如AT&T、杜邦、洛克希德、西尔斯和施乐。其他较小的用户，如Mrs. Fields Cookies Inc.，发现进入这个领域很容易，因为这并不昂贵。在小型企业建立一个系统的成本大约为20万美元。

确实，机器不会取代首席财务官。而且没有人建议一个网络大脑会为人们做出任何最终决定。计算机真正能够思考的那一天，就像《终结者》电影中的邪恶天网一样，还很遥远。今天的“人工智能”有几种更为温和的变体，按复杂程度不同（见表）。每种都承诺快速而准确地筛选数据，以寻找首席财务官可以采取行动的模式，从而节省他们的时间和精力。“这是一个很好的捷径，”兰德尔·K·菲尔兹说，他直到最近还是Mrs. Fields的首席财务官，现在是这家饼干零售商的计算机负责人。

将真正的智慧融入电子设备是一项相当大的进步，早在1980年代初期就开始商业化，采用了斯坦福大学、卡内基梅隆大学和麻省理工学院开发的方法。在那之前，计算机的唯一战略角色是快速计算数字、检索信息以及排序和排名数据。尽管这些基础工作是有帮助的——一群文员需要几周才能完成——但高管们仍然需要弄清楚所有事实的意义以及如何使用它们。新奥尔良的Entergy Corp.的首席财务官杰拉尔德·D·麦金维尔说：“信息时代的一个福音是你拥有大量数据。一个诅咒是你拥有大量数据。”

新软件赋予计算机判断力。在美国企业中，最受欢迎和用户友好的人工智能技术是“专家系统”，它将经验丰富的专家的经验——经验法则和行业窍门以及知识——注入无灵魂的电路中。这项技术筛选出无关因素，并得出实用的替代方案。加州帕洛阿尔托的软件制造商Neuron Data Inc.的董事长帕特里克·佩雷斯说：“没有专家系统的帮助，你无法过滤复杂性。”利用过去作为指南，这些程序可以处理高管每天做出的大量小决策。更先进的系统，如神经网络，可以从自己的错误中自我学习。当计算机预测利润增长10%，而由于产品需求的意外下滑，结果仅为5%时，计算机会从中学习并在下次记住。

这些智能程序表现得像一个耐心和礼貌的助手。“他们不会回应说：‘这是答案，而答案是否定的，’”阿瑟·D·利特尔的克里斯蒂说。他表示，计算机“会告诉你它所看到的，建议如何解决问题，并指出它建议这样做的原因。”

破碎的承诺。然而，人工智能在近10年的商业可用性中经历了一个坎坷的开端。许多早期的人工智能软件公司倒闭，仅在波士顿就有大约20家。事实上，“人工智能”这个术语——一个涵盖专家系统、神经网络和其他技术的总称——已经失去了声誉，几乎不再被提及。早期用户发现，软件过于昂贵，更糟糕的是，往往承诺提供的功能远远超过实际提供的。

更重要的是，这项技术让许多首席财务官感到害怕，他们习惯于有人将信息提供给他们，而不是自己去调用——尽管有了更易于访问的格式，这个问题依然存在。库珀斯和莱布兰德的合伙人南希·马丁说：“走进典型首席财务官的办公室，你不会看到任何计算机。”这也有政治层面：首席财务官通常以了解一切为荣，但与负责系统的计算机专家合作时却很困难。他们“坐在他的办公室里，使用他听不懂的术语，让他感到愚蠢，”一位企业财务官员说。

这些系统首先在金融公司中赢得了信徒——银行、保险公司、经纪公司——这些公司必须应对庞大的交易量。他们更关注前线操作，而不是高层战略。他们被银行用来评估贷款，被保险公司用来承保保单，被经纪公司用来规划客户的投资组合和交易问题。

例如，美国运通公司已经安装了专家系统，以帮助其众多的信用授权员，他们坐在计算机终端前，决定是否批准一笔收费。这在美国运通是一个至关重要的功能，因为他们的卡没有信用额度。在新技术投入使用之前，授权员每位客户需要查看多达16个数据屏幕。公司认为这很繁琐，并且做出错误判断的情况太多。因此，美国运通将其最佳授权员的知识提炼成一个程序，以加快和优化这一过程。

简单软件。虽然非金融公司花费更长时间来认识人工智能的优点，但他们正在逐渐接受。一个主要障碍是程序员在为企业财务编写良好软件时遇到了困难。原因是不同的行业甚至个别公司都有独特的情况。银行贷款申请人可以通过一组固定的变量进行评估；而企业收入预测则面临更多未知因素，例如竞争对手的市场营销力度。

不过，最近市场上出现了各种各样的软件，可以处理整个商业领域的需求。例如，数字设备公司（Digital Equipment Corp.）有一个特殊系统，遵循销售机器的23个步骤，从接受订单到收到客户付款。在人工智能出现之前，DEC必须在发货和确认收入之间等待一段时间。迟付款和不付款的情况总是使收入确认变得棘手。如今，DEC可以迅速了解其实际可能的收入。

如今，个人计算机日益强大且用户友好，使得技术落后的用户也能享受到其奇妙之处。软件变得不那么令人生畏，与早期的人工智能不同，它并不炫耀其专业知识。现在的程序可以引导高管完成许多复杂的操作，而这些操作以前需要各种晦涩的命令。“程序完成了大部分工作，”圣地亚哥ValuSource Inc.软件公司的副总裁大卫·费因（David Fein）说。在当前企业裁员的时代，计算机的节省劳动力的特性更加突出，因为总部可用来分析数据的人数减少。软件生产商Trinsic Corp.的首席执行官吉姆·加纳德（Jim Garnard）表示：“他们必须以更少的资源做更多的事情。”

企业结构的变化使得人工智能变得更加可接受。计算机的不断增长的存在迫使许多公司任命首席信息官，他们通常与首席财务官处于同一层级。阿瑟·D·利特尔公司的克里斯蒂表示，这使得计算机“摆脱了非常保守的繁琐工作”，就像那些通常厌恶技术的首席财务官一样。此外，计算机咨询公司也应运而生，以帮助企业客户，例如达拉斯的成本控制营销集团公司，该公司评估待售的私有公司的价值。成本控制的首席财务官道格·E·查德雷斯表示，ValuSource软件通过“自动提取数字并将其放入文本中”来帮助生成公司的报告。

自己完成工作的公司发现，节省的时间和金钱是最直接的回报。新泽西州克兰福德的凯尔轮船公司的首席财务官伊丽莎白·詹宁斯说：“你不能等两周再说我们会想办法做某事。如果没有这个系统，我们的员工数量将是现在的三倍。”凯尔使用专家系统的一种方式是发现运输内陆货物的最便宜方式。费率和路线被内置到计算机中，计算机计算出最佳行程，就像一个具有自动路由的电话网络一样。铁路费率每天更新。以前，凯尔的员工不得不花费大量时间弯腰查看手册，手里拿着计算器。

摆脱了这种令人厌倦的繁琐工作，管理者可以更好地利用他们的头脑，迅速决定下一步该做什么。米斯·菲尔德斯的地区经理过去每周需要花费4个半小时从一个饼干销售点收集所有数据。一个典型地区有10家商店，这意味着每周需要40小时。现在，公司总部收集所有数据，地区经理可以在商店花更多时间。兰德尔·菲尔德斯说：“技术的最高和最佳用途是让人们与人打交道。我们正在努力消除所有纸质功能。”

远见卓识。专家系统帮助位于犹他州帕克城的菲尔兹夫人减少错误。该公司拥有800家门店，面临着跟踪不断变化的租赁费用的真正挑战。租约不仅随时到期，而且门店通过租用附近的额外存储空间进一步复杂化了情况。如果没有软件作为后盾，错误数据的潜在风险可能会让会计师发疯。当有人为某个门店输入错误的数字时，计算机会发现这个错误。“专家系统可以检查每个租约，”菲尔兹说。

计算机使财务规划比以前更加灵活。以施乐公司为例。在两年前，这家复印机巨头的七人销售预测团队使用各种方法来完成他们的工作，从铅笔和纸到计算机电子表格。他们在1990年中期开始进行1991年的预测。现在，他们使用专家系统，这让他们可以奢侈地等到十月再开始1993年的计划。“我们在电子上交换信息，而不是传递图表纸上的片段，”预测团队成员托马斯·F·阿普尔比说。

新系统让施乐能够预测三年；之前，预测团队只能管理接下来的12个月。而且它不断分析实际结果与预测之间的差异，并进行更新。此外，节省下来的时间使施乐团队能够考虑公司外部的因素如何影响公司，例如通货膨胀或竞争对手的表现。在公司其他地方，专家系统提供关于市场营销的建议：新产品与旧产品的销售情况如何，价格降低将如何影响销售，薪酬变化如何更好地激励销售人员。

编写这些程序远非易事。施乐公司在过去一年中一直在开发一款旨在为当地销售经理提供每笔交易利润分析的程序。由于交易可以像雪花一样个性化——取决于服务合同、购买融资、供应品等——现场的经理可能无法立即知道他在某笔交易中获得了多少利润。

“少些麻烦。”广泛的计算机化有两个方向的影响。总部能够更快地了解现场发生的事情。但现场也可以迅速了解公司范围内的热门信息。菲尔兹夫人思考这是否让高管们失去了一些权力。作为首席财务官，他表示，曾几何时，他可以告诉另一州的下属：“我知道一些你不可能知道的商业信息。”然而，菲尔兹赞赏这种权力的转移，因为普通员工现在可以立即做出反应。他说，如果出现问题，“他们可能在我发现的同时就已经在行动了。”他补充说，摆脱日常琐事可能会改变首席财务官的角色，使其变得不那么战术而更具战略性。

尽管计算机可能赋予下属权力，但这并不意味着他们可以随意行动。洛克希德公司有一个程序，确保公司采购程序严格遵循。洛克希德在帕洛阿尔托的研究与开发设施的科学家们无需通过官僚体系提交表格来订购实验材料；他们可以直接在计算机屏幕上完成。但该程序有一个保障：它帮助科学家填写订单，引导他们完成所有不同的编码，以免将工业冷却剂错误地计入错误的账户。好在如此。“我们同时有很多项目在进行，”帕洛阿尔托设施的物资服务负责人哈罗德·D·莱斯特说。

计算机爱好者看到人工智能的无限可能性。Entergy利用计算机监控现金流并监督差旅和费用账户。接下来，公用事业公司的McInvale表示，Entergy将为其核电站安装维护调度程序和授权资本支出的程序。他说，结束与这些任务相关的令人头痛的复杂性，将“让员工更好地完成他们的工作，少一些麻烦。”人工智能，按照其创造者的形象构建，确实是一个值得的仆人。